|
|
BEMUTATKOZÁS |
|
|
A Pályázati
iroda feladatai
1) Külső
források felderítése és megszerzése
2) A pályázati tevékenységek (az egyes projektek
előkészítése és megvalósítása) során az alábbi feladatok merülnek fel
A pályázati iroda működése
1) Kapcsolattartás a kari szervezeti egységekkel
2) A pályázati lehetőségek
3) A
pályázatok előkészítése
4) A
projekt tervezés és pályázati dokumentáció elkészítése
5) A
sikeres pályázati projektek végrehajtása
6) Projektzárás, pénzügyi elszámolások, utóellenőrzés
7) Együttműködési lehetőségek a vállalati szférával
8) Kapcsolattartás az SZTE Pályázati Irodájával |
|
A
Pályázati iroda feladatai |
A megszorítások miatt a külső források bevonása létkérdés a
sikeres felsőoktatási tevékenységek menedzselése szempontjából. Fejlesztési
források, de részben bizonyos működési kiadások is finanszírozhatók külső
források bevonásával. Elsősorban az Európai uniós és hazai pályázati
lehetőségekkel kell számolni. Fontos lenne azonban megvizsgálni a más külső
források bevonására irányuló lehetőségeket is. Nyugat-Európában és az Egyesült
Államokban komoly hagyománya van a forrásteremtés (fund-raising: adománygyűjtés)
tevékenységének, melynek célja annak felderítése, hogy milyen külső források
vonhatók be az intézmény magasabb színvonalú működtetésébe, fejlesztésébe.
Általában nagy létszámú szervezeti egységek foglalkoznak ezzel, és közvetlen
költségeiknek 50-100-szorosát biztosítják külső támogatások formájában. Ennek a
tevékenységnek két fő csapásiránya van. Az egyik a vállalkozó szervezetek,
vállalati szféra, melynek vezető nagyvállalataival együttműködési
megállapodásokat kötnek, támogatásokat biztosítanak, kutatásokat finanszíroznak,
közös innovációs programokat bonyolítanak. A másik lehetőség olyan volt
hallgatók (alumni) felkutatása, akik jelentős szakmai karriert futottak be,
befolyásos szerephez jutottak bizonyos területeken, és emiatt most lehetőségük
van az intézmény támogatásának előmozdítására.
|
|
1) Külső
források felderítése és megszerzése: |
·
Pályázatok (EU, hazai, Új Széchenyi Terv, egyéb)
·
Támogatások, együttműködési megállapodások
(vállalatok)
·
K+F+I (kutatás+fejlesztés+innováció)
·
Volt hallgatók felkutatása (alumni) komoly
szervezetekben vezető pozíciókban
·
Külföldi források (egyetemek, cégek)
·
SZJA 1%-ok megszerzése kari alapítványok részére |
|
2) A pályázati tevékenységek (az egyes projektek
előkészítése és megvalósítása) során az alábbi feladatok merülnek fel: |
A pályázati tevékenységek szisztematikus átalakítása a jelenleg
futó és az eddig befejeződött pályázatok áttekintésével és azok tapasztalatainak
összegzésével kezdődik. A gyenge pontok feltárása után kezdődhet az új rendszer
működésének kialakítása az alábbi feladatok tekintetében:
1./ Pályázatfigyelés, potenciális területek meghatározása
2./ A pályázati információk eljuttatása a szervezeti egységekhez
3./ Projektek generálása, projektkoncepciók megfogalmazása
4./ A legjobb projekt javaslatok kiválasztása, jóváhagyása
5./ Pályázatírás, határidőre történő benyújtás
6./ A projekt megvalósítása (Projektmenedzsment, szakmai
menedzsment, projekt-kommunikáció, kifizetések, pénzügyi ellenőrzés)
7./ Projektzárás (Zárójelentés, pénzügyi elszámolások) |
|
A pályázati iroda működése: |
Az iroda pályázati tevékenységekre vonatkozó eljárásrendjét
részletesen az „Eljárásrend” című fejezetben foglaltuk össze. A fejezet
tartalma: 1. Pályázatfigyelés, 2. Pályázat előkészítés, 3. Projekt előkészítés
és a pályázati dokumentáció kidolgozása, 3/a. A projektterv elkészítése, 3/b. A
projekt kommunikációs tervének elkészítése, 4. A pályázati projektek
megvalósítása.
Az alábbiakban a működési koncepció lényegi elemeit szeretnénk
összefoglalni, azzal, hogy a pályázatok előkészítésére és megvalósítására
vonatkozóan a működés tényleges szabályait a részletesen kidolgozott
„Eljárásrend” tartalmazza és az egyes pályázatokra vonatkozó konkrét kérdések
esetében az abban foglaltak az irányadók.
|
|
1) Kapcsolattartás a kari szervezeti egységekkel: |
Minden kari szervezeti egységgel szoros és folyamatos
munkakapcsolatot kívánunk kialakítani, elsősorban a szervezeti egységek vezetői
által megjelölt kapcsolattartókon keresztül, akik folyamatosan részt vesznek a
pályázati előkészítő munkában és biztosítják az információ-áramlást az egyes
szervezeti egységek és a Pályázati Iroda között. Az így létrehozott hálózat,
mátrix szervezetként biztosítja nemcsak a vertikális, de a horizontális
kapcsolattartást is az egyes szervezeti egységek között. A koordinációs
értekezleteken az ötletek és lehetőségek felvetése és közös megvitatása újabb
ötleteket fog inspirálni, ezzel lényegesen növelve a szervezet hatékonyságát és
eredményességét. |
|
2) A pályázati lehetőségek: |
Elsődlegesen pályázatfigyelés (Eljárásrend 1.) útján történik a
pályázati lehetőségek feltárása, de bármilyen más forrás is felmerülhet.
Elsősorban a pályázati lehetőségek szisztematikus feltárása az Iroda részéről,
másrészt bármelyik kolléga jelzése akár az iroda felé, akár a pályázati referens
felé elegendő ahhoz, hogy megvizsgáljunk egy potenciális pályázati lehetőséget.
Ha az Iroda javasolja és a szervezeti egység vezetője megvalósíthatónak ítéli,
akkor megkezdődhet a pályázat előkészítése.
A megfelelő internetes portálok napi ellenőrzése lehetővé teszi,
hogy a lehető legrövidebb időn belül részletes információkat szerezzünk a
megjelent legújabb pályázati lehetőségekről. Célszerű feltárni és kiépíteni
közvetlen, ha lehet személyes kapcsolatokat is azokkal a szervezetekkel, amelyek
felelősek a különböző pályázati források felhasználásáért. A pályázat figyelés
módszertanára vonatkozóan saját belső rendszert alakítunk ki, amellyel
minimálisra csökkentjük annak a lehetőségét, hogy egy pályázati kiírás elkerülje
a figyelmünket. Rendszeres kapcsolattartás keretében a SZTE Pályázati Irodájától
és a Kar szervezeti egységeiben kijelölt pályázati referensektől és egyéb
forrásokból is begyűjtjük az információt az esetleges pályázati lehetőségekről.
Minden ilyen típusú információt regisztrálunk és azonnal ellenőrzünk.
Valamennyi látókörünkbe került pályázati lehetőséget
nyilvántartásba veszünk. A nyilvántartás kiterjed a pályázattal kapcsolatos
legfontosabb információkra (Pályázatot kiíró szervezet, pályázat témaköre,
tárgya, lehetséges pályázók köre, pályázható összeg, támogatás intenzitása,
pályázati feltételek, beadás határideje.) |
|
3) A pályázatok
előkészítése: |
A feltárt pályázati lehetőségek (pályázatfigyelés, egyéb
információs források) ismeretében, az érintett szervezeti egységek a pályázati
referenseinek (kapcsolattartók) és vezetőinek bevonásával döntést kell hozni a
pályázat előkészítésére (Eljárásrend 2.) vonatkozóan. Ezt követően az érintett
szervezeti egységvezetője kijelöli a szakmai előkészítésért felelős
szakembereket (1-3 fő), akik határidőre elkészítik a pályázat szakmai
koncepcióját és az előzetes tervet a projekt költségvetésére vonatkozóan
(beruházási, beszerzési költségek, személyi jellegű kiadások).
Az iroda koordinálja ezt a folyamatot, a benyújtott szakmai
anyagokat, pénzügyi kalkulációt ellenőrzi és előkészíti a végleges projektterv
és javaslat kidolgozását. A projektjavaslat alapján – a Kar vezetés jóváhagyását
követően – az iroda gondoskodik a pályázati dokumentáció elkészítéséről. A
pályázat határidőre történő benyújtása is az iroda feladata. A pályázat
előkészítése során, minden esetben javasoljuk a közbeszerzési terv javaslat
színtű elkészítését. A közbeszerzés nem a Kar feladata (központi közbeszerzés)
ezért fennáll a veszélye annak, hogy a kiírások és a végrehajtás során
félreértések, zavarok lépnek fel. A közbeszerzési terv javaslat és a szoros
szakmai koordináció segíthet abban, hogy ennek a kockázatát a minimálisra
csökkentsük. (Kisebb projekteknél ennek a jelentősége minimális, nagyobb,
összetettebb, bonyolultabb projektek esetében azonban döntő fontosságú lehet.) |
|
4) A projekt
tervezés és pályázati dokumentáció elkészítése: |
Az iroda megvizsgálja a tervezett koncepciót és a javasolt
költségvetést. A szakmai előkészítést végző szakértőkkel konzultálva kialakítják
a projekt végső koncepcióját és elkészítik a projekttervet. (Eljárásrend
3, 3/a.) A belső döntés előkészítés részeként minden esetben meg kell vizsgálni
a kar szempontjából várható költségeket és hasznokat. A vezetői döntéshez be
kell mutatni a tervezett projekt hozamát, meg kell vizsgálni, hogy az „overhead”
elszámolásának, egyéb elszámolható költségeknek a lehetőségeit. Fel kell mérni a
kart terhelő nem elszámolható költségeket és az önerőt. A valamennyi releváns
információt tartalmazó rövidített összefoglaló alapján kerül sor a projekt
jóváhagyásra, majd az iroda az érintett szervezeti egységgel közösen elkészíti a
pályázati dokumentációt. Majd annak jóváhagyása után, és gondoskodik annak
határidőre történő benyújtásáról. |
|
5) A sikeres pályázati
projektek végrehajtása:
|
A benyújtott pályázatok eredményes elbírálása után a
szerződéskötést követően kezdődik meg a projekt megvalósítása. (Eljárásrend 4.)
Minden projekt esetében feltétlenül szükséges a projektmenedzser, a
szakmai felelős és a pénzügyi felelős kijelölése, feladatának és felelősségének
meghatározása. A projekt végrehajtását a projektmenedzser irányítja, így a
felelőssége is a legnagyobb. A szakmai referens felelős a projekt szakmai
tartalmáért és a projektcélok maradéktalan megvalósításáért. A pénzügyi felelős
elsősorban szakmai útmutatást ad és ellenőrzési feladatokat lát el. A pályázati
projekt végrehajtásáért felelős projektmenedzsert az iroda biztosítja. A szakmai
felelőst az érintett szervezeti egység vezetője jelöli ki.
Annak ellenére, hogy a közbeszerzési eljárás nem a Kar feladata,
ebben is közre kell működnünk, annak érdekében, hogy a kitűzött szakmai célok
maradéktalanul megvalósuljanak. A projektmenedzser feladata többek között a
szakmai felelőssel együttműködve, a közbeszerzések ellenőrzése és koordinálása
is. Az iroda részletes szakmai protokollt dolgoz ki a pályázatok
előrehaladásának nyomon követésére, melynek elsődleges célja a folyamatok teljes
és részletes dokumentálása (jegyzőkönyvek, jelentések, fényképek,
videofelvételek). Ebben a körben történik a pénzügyi elszámolások folyamatos
vezetése, az időarányosan felhasznált és még hátralévő összegek folyamatos
nyilvántartása.
Hasonlóan fontos irodai feladat továbbá a pályázat szabályszerű
végrehajtásának biztosítása. Szigorúan ellenőrizzük az elszámolható költségek
körét, kizárjuk a nem elszámolható költségként felmerülő tételeket. A
szabályossági kritériumok folyamatos nyomon követése, a szabálytalansági
eljárások elkerülése érdekében, melynek eredménye a támogatás, vagy egy részének
a visszafizetése lehet.
A projekt megvalósítása során kiemelten foglakozunk a projektek
kommunikációjával, az adott pályázat esetében leghatékonyabb kommunikációs
csatornák és eszközök alkalmazását tűzzük ki célul. Minden kari projekt
kommunikációjának feladata a kar ismertségének növelése és általános
megítélésének javítása is. Egységes alapelvek szerint – szakmai és jogi
szempontból – kifogástalan megoldásokat kívánunk kidolgozni és alkalmazni.
(Eljárásrend 3/b.) |
|
6) Projektzárás, pénzügyi elszámolások, utóellenőrzés: |
A projekt befejezésekor zárójelentés készül, melynek része a
részletes pénzügyi elszámolás is. A zárójelentés elkészítése a projektmenedzser,
a szakmai és a pénzügyi referens közös feladata. A projekt előrehaladás
folyamatos nyomon követése és dokumentálása, a pontosan vezetett nyilvántartások
és elszámolások azonban jelentősen megkönnyítik a záródokumentumok elkészítését.
A pályázat kiírója, vagy valamelyik érintett hatóság utóellenőrzéseket hajthat
végre. Ezek esetében ugyancsak az előrehaladási dokumentációk könnyítik meg a
kedvezményezett helyzetét, biztosítják a problémák megelőzését. A kritikus
területek ismeretében kiemelten kezeljük többek között a el nem számolható
költségek (non eligible costs), vagy a projekt kommunikáció kérdését. Az
elszámolható költségek körét minden pályázati kiírás pontosan rögzíti. Minden
egyéb költség, amely felmerül a projekt kapcsán (Pld. az előkészítés és tervezés
egyes részei, vagy a pályázatírás költsége sok esetben nem számolható el, ezért
ezek a terhek 100%-ban a kedvezményezettet terhelik.)
Minden lezárt projekt esetében készül egy „belső” zárójelentés,
melynek célja a projekt tapasztalatok, összesítése, elemzése, értékelése, a
működési zavarok feltárása. |
|
7) Együttműködési lehetőségek a vállalati szférával: |
A meglévő vállalti kapcsolatok feltérképezése és áttekintése
után, arra alapozva kidolgozzuk a kapcsolatépítés új stratégiáját. A
partnereknek és a potenciális partnerek részére marketing csomagokat dolgozunk
ki, amelyeket kiajánlunk. A csomagok az egyszerű támogatási szerződések
megkötésén túl közös K+F, illetve esetlegesen később innovációs együttműködési
lehetőségeket is tartalmaz majd. A vállalkozások jelentős adókedvezményeket
vehetnek igénybe ilyen tevékenységek esetében, továbbá bizonyos sajátos
pályázati lehetőségek, klaszterek akkreditálása esetében szükséges a K+F
aktivitások bizonyítása. A közös kutatás-fejlesztési programokba hallgatók is
bekapcsolódhatnak, ez ugyancsak költségkímélő megoldás, nem beszélve arról, hogy
ezzel hozzájárulunk a képzés színvonalának növeléséhez is.
Az együttműködés szintje, mértéke és nagyságrendje alapján lehet
kialakítani a Kar támogatói VIP listáját és határozható meg a különböző szintű
támogatók köre. A volt hallgatók (alumnii) körének vizsgálata segíthet abban,
hogy ott is összeállítsunk egy VIP listát, olyan befolyásos személyekből, akik a
Karon, vagy annak jogelődjében végeztek. Ezeket közvetlenül is meg lehet keresni
a korábban vázolt módon. Lehet számukra szakmai találkozókat szervezni és ezek
alkalmával potenciális támogatókat kell keresni. |
|
8) Kapcsolattartás az SZTE Pályázati Irodájával: |
Az SZTE Pályázati Iroda feladat és hatásköreit nem kívánjuk sem
sérteni, sem csorbítani. A két szervezeti egység egymással szorosan
együttműködve, de feladat- és hatáskört tekintve szigorúan elhatárolva működik.
Kérdésként felmerülhet, hogy lehet-e, érdemes-e önálló kari szervezetet
létrehozni, amikor egyetemi szinten már működik egy hasonló feladatokat ellátó
szervezeti egység.
Az egyetemi iroda által nyújtott szolgáltatások, szakmai
segítség, támogatás (adatok, információk, igazolások, engedélyek beszerzése)
igénybevételével gondoskodunk a kari pályázatok szakszerű előkészítéséről és
zökkenőmentes lebonyolításáról. Minden olyan feladatot el kell látni, amelyet az
egyetemi iroda kapacitás, hatáskör és forrás hiányában nem tud biztosítani. Az
egyetemi irodának nem feladata és nem is lenne képes olyan szinten foglalkozni a
kari szintű pályázati lehetőségekkel, hogy az azokból meríthető maximális külső
forrás bevonását biztosítsa. Különösen a kisebb összegű pályázati lehetőségek
sikkadnak el, mert nem érik el senkinek sem az „ingerküszöbét.” Így most gyakran
véletlenszerűen bukkannak fel lehetőségek és ötletek, melyekre egyes
elkötelezett, lelkes kollégák hívják fel a figyelmet. |
|
|
|
|
|
|
|