KÜLÜGYI IRODA

PÁLYÁZATI IRODA

BEMUTATKOZÁS

 
 

A Pályázati iroda feladatai

1) Külső források felderítése és megszerzése

2) A pályázati tevékenységek (az egyes projektek előkészítése és megvalósítása) során az alábbi feladatok merülnek fel

A pályázati iroda működése

1) Kapcsolattartás a kari szervezeti egységekkel

2) A pályázati lehetőségek

3) A pályázatok előkészítése

4) A projekt tervezés és pályázati dokumentáció elkészítése

5) A sikeres pályázati projektek végrehajtása

6) Projektzárás, pénzügyi elszámolások, utóellenőrzés

7) Együttműködési lehetőségek a vállalati szférával

8) Kapcsolattartás az SZTE Pályázati Irodájával 

 

 A Pályázati iroda feladatai

A megszorítások miatt a külső források bevonása létkérdés a sikeres felsőoktatási tevékenységek menedzselése szempontjából. Fejlesztési források, de részben bizonyos működési kiadások is finanszírozhatók külső források bevonásával. Elsősorban az Európai uniós és hazai pályázati lehetőségekkel kell számolni. Fontos lenne azonban megvizsgálni a más külső források bevonására irányuló lehetőségeket is. Nyugat-Európában és az Egyesült Államokban komoly hagyománya van a forrásteremtés (fund-raising: adománygyűjtés) tevékenységének, melynek célja annak felderítése, hogy milyen külső források vonhatók be az intézmény magasabb színvonalú működtetésébe, fejlesztésébe. Általában nagy létszámú szervezeti egységek foglalkoznak ezzel, és közvetlen költségeiknek 50-100-szorosát biztosítják külső támogatások formájában. Ennek a tevékenységnek két fő csapásiránya van. Az egyik a vállalkozó szervezetek, vállalati szféra, melynek vezető nagyvállalataival együttműködési megállapodásokat kötnek, támogatásokat biztosítanak, kutatásokat finanszíroznak, közös innovációs programokat bonyolítanak. A másik lehetőség olyan volt hallgatók (alumni) felkutatása, akik jelentős szakmai karriert futottak be, befolyásos szerephez jutottak bizonyos területeken, és emiatt most lehetőségük van az intézmény támogatásának előmozdítására.

 

 1) Külső források felderítése és megszerzése:

·       Pályázatok (EU, hazai, Új Széchenyi Terv, egyéb)

·       Támogatások, együttműködési megállapodások (vállalatok)

·       K+F+I (kutatás+fejlesztés+innováció)

·       Volt hallgatók felkutatása (alumni) komoly szervezetekben vezető pozíciókban

·       Külföldi források (egyetemek, cégek)

·       SZJA 1%-ok megszerzése kari alapítványok részére

 

 2) A pályázati tevékenységek (az egyes projektek előkészítése és megvalósítása) során az alábbi feladatok merülnek fel:

A pályázati tevékenységek szisztematikus átalakítása a jelenleg futó és az eddig befejeződött pályázatok áttekintésével és azok tapasztalatainak összegzésével kezdődik. A gyenge pontok feltárása után kezdődhet az új rendszer működésének kialakítása az alábbi feladatok tekintetében:

1./ Pályázatfigyelés, potenciális területek meghatározása

2./ A pályázati információk eljuttatása a szervezeti egységekhez

3./ Projektek generálása, projektkoncepciók megfogalmazása

4./ A legjobb projekt javaslatok kiválasztása, jóváhagyása

5./ Pályázatírás, határidőre történő benyújtás

6./ A projekt megvalósítása (Projektmenedzsment, szakmai menedzsment, projekt-kommunikáció, kifizetések, pénzügyi ellenőrzés)

7./ Projektzárás (Zárójelentés, pénzügyi elszámolások)

 

 A pályázati iroda működése:

Az iroda pályázati tevékenységekre vonatkozó eljárásrendjét részletesen az „Eljárásrend” című fejezetben foglaltuk össze. A fejezet tartalma: 1. Pályázatfigyelés, 2. Pályázat előkészítés, 3. Projekt előkészítés és a pályázati dokumentáció kidolgozása, 3/a. A projektterv elkészítése, 3/b. A projekt kommunikációs tervének elkészítése, 4. A pályázati projektek megvalósítása.

Az alábbiakban a működési koncepció lényegi elemeit szeretnénk összefoglalni, azzal, hogy a pályázatok előkészítésére és megvalósítására vonatkozóan a működés tényleges szabályait a részletesen kidolgozott „Eljárásrend” tartalmazza és az egyes pályázatokra vonatkozó konkrét kérdések esetében az abban foglaltak az irányadók.

 

 1) Kapcsolattartás a kari szervezeti egységekkel:

Minden kari szervezeti egységgel szoros és folyamatos munkakapcsolatot kívánunk kialakítani, elsősorban a szervezeti egységek vezetői által megjelölt kapcsolattartókon keresztül, akik folyamatosan részt vesznek a pályázati előkészítő munkában és biztosítják az információ-áramlást az egyes szervezeti egységek és a Pályázati Iroda között. Az így létrehozott hálózat, mátrix szervezetként biztosítja nemcsak a vertikális, de a horizontális kapcsolattartást is az egyes szervezeti egységek között. A koordinációs értekezleteken az ötletek és lehetőségek felvetése és közös megvitatása újabb ötleteket fog inspirálni, ezzel lényegesen növelve a szervezet hatékonyságát és eredményességét.

 

 2) A pályázati lehetőségek:

Elsődlegesen pályázatfigyelés (Eljárásrend 1.) útján történik a pályázati lehetőségek feltárása, de bármilyen más forrás is felmerülhet. Elsősorban a pályázati lehetőségek szisztematikus feltárása az Iroda részéről, másrészt bármelyik kolléga jelzése akár az iroda felé, akár a pályázati referens felé elegendő ahhoz, hogy megvizsgáljunk egy potenciális pályázati lehetőséget. Ha az Iroda javasolja és a szervezeti egység vezetője megvalósíthatónak ítéli, akkor megkezdődhet a pályázat előkészítése.

A megfelelő internetes portálok napi ellenőrzése lehetővé teszi, hogy a lehető legrövidebb időn belül részletes információkat szerezzünk a megjelent legújabb pályázati lehetőségekről. Célszerű feltárni és kiépíteni közvetlen, ha lehet személyes kapcsolatokat is azokkal a szervezetekkel, amelyek felelősek a különböző pályázati források felhasználásáért. A pályázat figyelés módszertanára vonatkozóan saját belső rendszert alakítunk ki, amellyel minimálisra csökkentjük annak a lehetőségét, hogy egy pályázati kiírás elkerülje a figyelmünket. Rendszeres kapcsolattartás keretében a SZTE Pályázati Irodájától és a Kar szervezeti egységeiben kijelölt pályázati referensektől és egyéb forrásokból is begyűjtjük az információt az esetleges pályázati lehetőségekről. Minden ilyen típusú információt regisztrálunk és azonnal ellenőrzünk. 

Valamennyi látókörünkbe került pályázati lehetőséget nyilvántartásba veszünk. A nyilvántartás kiterjed a pályázattal kapcsolatos legfontosabb információkra (Pályázatot kiíró szervezet, pályázat témaköre, tárgya, lehetséges pályázók köre, pályázható összeg, támogatás intenzitása, pályázati feltételek, beadás határideje.) 

 

 3) A pályázatok előkészítése:

A feltárt pályázati lehetőségek (pályázatfigyelés, egyéb információs források) ismeretében, az érintett szervezeti egységek a pályázati referenseinek (kapcsolattartók) és vezetőinek bevonásával döntést kell hozni a pályázat előkészítésére (Eljárásrend 2.) vonatkozóan. Ezt követően az érintett szervezeti egységvezetője kijelöli a szakmai előkészítésért felelős szakembereket (1-3 fő), akik határidőre elkészítik a pályázat szakmai koncepcióját és az előzetes tervet a projekt költségvetésére vonatkozóan (beruházási, beszerzési költségek, személyi jellegű kiadások). 

Az iroda koordinálja ezt a folyamatot, a benyújtott szakmai anyagokat, pénzügyi kalkulációt ellenőrzi és előkészíti a végleges projektterv és javaslat kidolgozását. A projektjavaslat alapján – a Kar vezetés jóváhagyását követően – az iroda gondoskodik a pályázati dokumentáció elkészítéséről. A pályázat határidőre történő benyújtása is az iroda feladata. A pályázat előkészítése során, minden esetben javasoljuk a közbeszerzési terv javaslat színtű elkészítését. A közbeszerzés nem a Kar feladata (központi közbeszerzés) ezért fennáll a veszélye annak, hogy a kiírások és a végrehajtás során félreértések, zavarok lépnek fel. A közbeszerzési terv javaslat és a szoros szakmai koordináció segíthet abban, hogy ennek a kockázatát a minimálisra csökkentsük. (Kisebb projekteknél ennek a jelentősége minimális, nagyobb, összetettebb, bonyolultabb projektek esetében azonban döntő fontosságú lehet.) 

 

 4) A projekt tervezés és pályázati dokumentáció elkészítése:

Az iroda megvizsgálja a tervezett koncepciót és a javasolt költségvetést. A szakmai előkészítést végző szakértőkkel konzultálva kialakítják a projekt végső koncepcióját és elkészítik a projekttervet. (Eljárásrend  3, 3/a.) A belső döntés előkészítés részeként minden esetben meg kell vizsgálni a kar szempontjából várható költségeket és hasznokat. A vezetői döntéshez be kell mutatni a tervezett projekt hozamát, meg kell vizsgálni, hogy az „overhead” elszámolásának, egyéb elszámolható költségeknek a lehetőségeit. Fel kell mérni a kart terhelő nem elszámolható költségeket és az önerőt. A valamennyi releváns információt tartalmazó  rövidített összefoglaló alapján kerül sor a  projekt jóváhagyásra, majd az iroda az érintett szervezeti egységgel közösen elkészíti a pályázati dokumentációt. Majd annak jóváhagyása után, és gondoskodik annak határidőre történő benyújtásáról. 

 

 5) A sikeres pályázati projektek végrehajtása:   

A benyújtott pályázatok eredményes elbírálása után a szerződéskötést követően kezdődik meg a projekt megvalósítása. (Eljárásrend 4.) Minden projekt esetében feltétlenül szükséges a projektmenedzser, a szakmai felelős és a pénzügyi felelős kijelölése, feladatának és felelősségének meghatározása. A projekt végrehajtását a projektmenedzser irányítja, így a felelőssége is a legnagyobb. A szakmai referens felelős a projekt szakmai tartalmáért és a projektcélok maradéktalan megvalósításáért. A pénzügyi felelős elsősorban szakmai útmutatást ad és ellenőrzési feladatokat lát el. A pályázati projekt végrehajtásáért felelős projektmenedzsert az iroda biztosítja. A szakmai felelőst az érintett szervezeti egység vezetője jelöli ki. 

Annak ellenére, hogy a közbeszerzési eljárás nem a Kar feladata, ebben is közre kell működnünk, annak érdekében, hogy a kitűzött szakmai célok maradéktalanul megvalósuljanak. A projektmenedzser feladata többek között a szakmai felelőssel együttműködve, a közbeszerzések ellenőrzése és koordinálása is. Az iroda részletes szakmai protokollt dolgoz ki a pályázatok előrehaladásának nyomon követésére, melynek elsődleges célja a folyamatok teljes és részletes dokumentálása (jegyzőkönyvek, jelentések, fényképek, videofelvételek). Ebben a körben történik a pénzügyi elszámolások folyamatos vezetése, az időarányosan felhasznált és még hátralévő összegek folyamatos nyilvántartása.  

Hasonlóan fontos irodai feladat továbbá a pályázat szabályszerű végrehajtásának biztosítása. Szigorúan ellenőrizzük az elszámolható költségek körét, kizárjuk a nem elszámolható költségként felmerülő tételeket. A szabályossági kritériumok folyamatos nyomon követése, a szabálytalansági eljárások elkerülése érdekében, melynek eredménye a támogatás, vagy egy részének a visszafizetése lehet. 

A projekt megvalósítása során kiemelten foglakozunk a projektek kommunikációjával, az adott pályázat esetében leghatékonyabb kommunikációs csatornák és eszközök alkalmazását tűzzük ki célul. Minden kari projekt kommunikációjának feladata a kar ismertségének növelése és általános megítélésének javítása is. Egységes alapelvek szerint – szakmai és jogi szempontból – kifogástalan megoldásokat kívánunk kidolgozni és alkalmazni. (Eljárásrend 3/b.) 

 

 6) Projektzárás, pénzügyi elszámolások, utóellenőrzés:

A projekt befejezésekor zárójelentés készül, melynek része a részletes pénzügyi elszámolás is. A zárójelentés elkészítése a projektmenedzser, a szakmai és a pénzügyi referens közös feladata. A projekt előrehaladás folyamatos nyomon követése és dokumentálása, a pontosan vezetett nyilvántartások és elszámolások azonban jelentősen megkönnyítik a záródokumentumok elkészítését. A pályázat kiírója, vagy valamelyik érintett hatóság utóellenőrzéseket hajthat végre. Ezek esetében ugyancsak az előrehaladási dokumentációk könnyítik meg a kedvezményezett helyzetét, biztosítják a problémák megelőzését. A kritikus területek ismeretében kiemelten kezeljük többek között a el nem számolható költségek (non eligible costs), vagy a projekt kommunikáció kérdését. Az elszámolható költségek körét minden pályázati kiírás pontosan rögzíti. Minden egyéb költség, amely felmerül a projekt kapcsán (Pld. az előkészítés és tervezés egyes részei, vagy a pályázatírás költsége sok esetben nem számolható el, ezért ezek a terhek 100%-ban a kedvezményezettet terhelik.)  

Minden lezárt projekt esetében készül egy „belső” zárójelentés, melynek célja a projekt tapasztalatok, összesítése, elemzése, értékelése, a működési zavarok feltárása. 

 

  7) Együttműködési lehetőségek a vállalati szférával:

A meglévő vállalti kapcsolatok feltérképezése és áttekintése után, arra alapozva kidolgozzuk a kapcsolatépítés új stratégiáját. A partnereknek és a potenciális partnerek részére marketing csomagokat dolgozunk ki, amelyeket kiajánlunk. A csomagok az egyszerű támogatási szerződések megkötésén túl közös K+F, illetve esetlegesen később innovációs együttműködési lehetőségeket is tartalmaz majd. A vállalkozások jelentős adókedvezményeket vehetnek igénybe ilyen tevékenységek esetében, továbbá bizonyos sajátos pályázati lehetőségek, klaszterek akkreditálása esetében szükséges a K+F aktivitások bizonyítása. A közös kutatás-fejlesztési programokba hallgatók is bekapcsolódhatnak, ez ugyancsak költségkímélő megoldás, nem beszélve arról, hogy ezzel hozzájárulunk a képzés színvonalának növeléséhez is. 

Az együttműködés szintje, mértéke és nagyságrendje alapján lehet kialakítani a Kar támogatói VIP listáját és határozható meg a különböző szintű támogatók köre. A volt hallgatók (alumnii) körének vizsgálata segíthet abban, hogy ott is összeállítsunk egy VIP listát, olyan befolyásos személyekből, akik a Karon, vagy annak jogelődjében végeztek. Ezeket közvetlenül is meg lehet keresni a korábban vázolt módon. Lehet számukra szakmai találkozókat szervezni és ezek alkalmával potenciális támogatókat kell keresni. 

 

 8) Kapcsolattartás az SZTE Pályázati Irodájával:

Az SZTE Pályázati Iroda feladat és hatásköreit nem kívánjuk sem sérteni, sem csorbítani. A két szervezeti egység egymással szorosan együttműködve, de feladat- és hatáskört tekintve szigorúan elhatárolva működik. Kérdésként felmerülhet, hogy lehet-e, érdemes-e önálló kari szervezetet létrehozni, amikor egyetemi szinten már működik egy hasonló feladatokat ellátó szervezeti egység.  

Az egyetemi iroda által nyújtott szolgáltatások, szakmai segítség, támogatás (adatok, információk, igazolások, engedélyek beszerzése) igénybevételével gondoskodunk a kari pályázatok szakszerű előkészítéséről és zökkenőmentes lebonyolításáról. Minden olyan feladatot el kell látni, amelyet az egyetemi iroda kapacitás, hatáskör és forrás hiányában nem tud biztosítani.   Az egyetemi irodának nem feladata és nem is lenne képes olyan szinten foglalkozni a kari szintű pályázati lehetőségekkel, hogy az azokból meríthető maximális külső forrás bevonását biztosítsa. Különösen a kisebb összegű pályázati lehetőségek sikkadnak el, mert nem érik el senkinek sem az „ingerküszöbét.” Így most gyakran véletlenszerűen bukkannak fel lehetőségek és ötletek, melyekre egyes elkötelezett, lelkes kollégák hívják fel a figyelmet.