|
|
 |
||||||||||||
 |
 |
|
ELJÁRÁSREND |
|
|
|
|
|
3. Projekt előkészítés és a pályázati dokumentáció kidolgozása 3/a. A projektterv elkészítése |
|
|
1. Pályázatfigyelés |
|
|
A Tevékenység célja: a külső források bevonása érdekében a legfontosabb feladat pályázati lehetőségek, kiírások, felhívások folyamatos nyomon-követése, figyelemmel kísérése. A Kar számára releváns lehetőségek felismerése és az egyes szervezteti egységek számára történő továbbítása. Elvi vezetői döntés előkészítése, melyet követően a pályázat szakmai előkészítése megkezdődik. A pályázatfigyelés módja: a tevékenység elsősorban internetes portálokon rendszeres és szisztematikus ellenőrzésével történik, elsődleges a bázisa: www.pafi.hu A pályázatfigyelés menete és szabályai: 1) Pályázatfigyelés és szűrés A pályázati portálok ellenőrzése rendszeresen, legalább heti rendszerességgel (heti 2-3 alkalommal) történik. A pályázatfigyelés módszere, hogy a legutóbbi ellenőrzés óta megjelent új kiírásokat ellenőrizzük. A hozzáférhető források vizsgálata alapján, a témakörök, területek és kulcsszavak alapján kerül sor azoknak a lehetőségeknek a kiszűrésére, amelyek a Kar szempontjából számításba jöhetnek. 2) Impresszum írása a pályázati lehetőségekről A kiválasztott pályázati lehetőségekről rövid áttekintő, összefoglaló anyagot (impresszumot) kell készíteni. Az impresszumnak tartalmaznia a kell a kiírás legfontosabb elemeit. A kiíró szervezet nevét, a pályázat témakörét, a kedvezményezettek körét, a pályázható források mértékét, a pályázati határidőket. Javaslatot arra vonatkozóan, hogy milyen típusú kari pályázatok lehetségesek és mely szervezeti egységek számára javasoljuk a lehetőség részletesebb vizsgálatát. 3) A teljes pályázati anyagok feltöltése vagy belinkelése az iroda honlapjára Az elkészült impresszumokat a Kar szervezeti egységei számára hozzáférhető módon fel kell tölteni az iroda honlapjára. 4) Intézeti /Tanszéki e-mailek kiküldése A fentieken túl az impresszumokat megküldjük e.mail-ben az érintett szervezeti egységek vezetői és a pályázati kapcsolattartói részére is. |
|
|
2. Pályázat előkészítés |
|
|
A Tevékenység célja: a pályázatfigyelés során feltárt pályázati lehetőségek alapján elvi döntés előkészítése a szervezeti egységek szakmai közreműködésével. A pályázat elkészítés módja: a tevékenység során az iroda munkatársai és az érintett szervezeti egységek vezetői, szakemberi és a pályázati referensek együttműködése során olyan előzetes elvi döntést megalapozása történik, amely alapján vezetői döntés születhet a pályázati lehetőség elvetéséről, vagy pályázati dokumentáció kidolgozásáról. A pályázat előkészítés menete és szabályai: 1) A pályázati lehetőségek előzetes vizsgálata A pályázatfigyelés eredményeként megszületett impresszumok alapján a pályázati referensek javaslatot tesznek az érintett szervezeti egységek vezetői részére a szervezeti egység szempontjából érdekes területek részletesebb vizsgálatára. 2) Szakmai felelősök kijelölése A szervezeti egységek vezetői kijelölik a területért (az esetleges későbbi pályázatért) felelős érintett szakembereket és rövid úton megbízzák őket a pályázati lehetőség szakmai vizsgálatával. 3) A pályázati lehetőség szakmai vizsgálata A kijelölt szakemberek a pályázati referens bevonásával megvizsgálják a pályázati lehetőséget, megállapítják, hogy a szervezeti egység, vagy a Kar számára célszerű, ésszerű és reálisan elérhető-e a pályázaton történő eredményes részvétel. Ha igen, javaslatot tesznek arra, hogy hogyan, milyen módon vehet részt a szervezeti egység, vagy a Kar a pályázaton. Mely szakmai területeken, és milyen típusú fejlesztések, beszerzések valósíthatók meg a vizsgált pályázati forrás bevonásával, milyen egyéb előnyök származhatnak a pályázati projekt sikeres megvalósítása eredményeként. Előzetes költségkalkulációt készítenek. 4) Döntés a pályázati projekt kidolgozásáról és a pályázati dokumentáció elkészítésről A javaslatok alapján a szervezeti egység vezetője javaslatot tesz a pályázati projekt és a dokumentáció kidolgozására. A projektek kidolgozására és a pályázati dokumentációk elkészítésére vezetői jóváhagyás után kerülhet sor. |
|
|
3. Projekt előkészítés és a pályázati dokumentáció kidolgozása |
|
|
A Tevékenység célja: a pályázat előkészítés után a Kar vezetése által jóváhagyott javaslatok esetében kerül sor a pályázati projektek kidolgozására és a pályázati dokumentáció elkészítésére (pályázatírás), az iroda koordinálása mellett a szervezeti egységek szakmai közreműködésével. Projekt előkészítés és a pályázati dokumentáció kidolgozásának módja: a tevékenység során az iroda munkatársai és az érintett szervezeti egységek szakemberi és a pályázati referensek együttműködésével kerül sor a projektterv kidolgozására, majd ezt kővetően a pályázati dokumentumok elkészítésére. A projekt előkészítés és a pályázati dokumentáció kidolgozásának menete és szabályai: 1) A projekttervezésért felelős szakmai team kijelölése A Kar vezetése által jóváhagyott előzetes javaslatok kidolgozásának szakmai felelőseit az érintett szervezeti egység vezetője jelöli ki. 2) A projektterv elkésztése A kijelölt szakmai team elkészíti a projekttervet, amely a pályázati projekt szakmai koncepciója mellett a projekt részletes tartalmi elemeit és a projekt költségvetését is tartalmazza (beruházási, beszerzési költségek, személyi jellegű kiadások). Ebben a munkába a projekt koordinátor és az iroda képviselője is bekapcsolódik. A vezetői döntéshez be kell mutatni a tervezett projekt hozamát, meg kell vizsgálni, hogy az „overhead” elszámolásának, egyéb elszámolható költségeknek a lehetőségeit. Fel kell mérni a kart terhelő nem elszámolható költségeket és az önerőt. A projektterv elkészítésére vonatkozó szabályokat a következő 3/a. fejezet tartalmazza. 3) A projektterv jóváhagyása Az iroda megvizsgálja a tervezett koncepciót és a javasolt költségvetést. A szakmai előkészítést végző szakértőkkel konzultálva kialakítják a projekt-terv végső formáját. Minden projektről készül egy összefoglaló anyag, amely tartalmazza a projektre vonatkozó összes releváns információt és egy összefoglaló táblázatot arról, hogy pontosan milyen kötelezettségvállalások (el nem számolható költségek, önerő) terhelik a Kart, és milyen közvetlen és közvetett előnyök származnak a projekt megvalósításából. Ezt követően, a kar vezetésének jóváhagyása után kerülhet sor a pályázat kidolgozására. 4) A pályázati dokumentáció elkészítése A Kar vezetése által jóváhagyott projektek esetében kerül sor a pályázati dokumentációk elkészítésére. A pályázati dokumentáció elkészítéséről az iroda gondoskodik. Vagy az iroda munkatársai készítik el, vagy – jelentősebb és bonyolultabb, speciális felkészültséget igénylő pályázatok esetében – alvállalkozó bevonásával. A pályázatírás részeként kerül sor a szükséges mellékletek, hatósági igazolások, engedélyek beszerzésére is.) |
|
|
3/a. A projektterv elkészítése |
|
|
A Tevékenység célja: a pályázat háttéranyagát képező részletes projektterv elkészítése, a Kar vezetése által jóváhagyott javaslatok esetében, az iroda koordinálása mellett a szervezeti egységek szakmai közreműködésével. Projektterv kidolgozásának módja: a tevékenység során az iroda munkatársai és az érintett szervezeti egységek szakemberi és a pályázati referensek együttműködésével kerül sor a projektterv kidolgozására. A projekt előkészítés és a pályázati dokumentáció kidolgozásának menete és szabályai: 1) A projektterv szakmai koncepciójának pontosítása Az érintett szervezeti egység vezetője által kijelöli szakmai felelősök (1-3 fő) a projektmenedzser koordinálásával elkészítik a projekt végleges szakmai koncepcióját, melynek alapja a Kar vezetése által jóváhagyott előzetes javaslat. A koncepció részletesen tartalmazza a pályázati kiírás feltételeit és azt, hogy milyen projektcélok megvalósításával kívánunk a feltételeknek megfelelni. 2) A projektterv szakmai részének kidolgozása A kijelölt szakmai team a projekt szakmai koncepciója (a projektcélok) alapján kidolgozza a projekt részletes szakmai tartalmát, amely a projekt tartalmi elemei mellett egy részletes feladattervet is tartalmaz. Ebbe a munkába a projekt menedzser is bekapcsolódik. Részletesen indokolni kell továbbá, hogy a tervezett feladatsor végrehajtása hogyan eredményezi a projektcélok maradéktalan megvalósulását. A feladatterv elemzése alapján meg kell határozni a projekt megvalósításához szükséges erőforrásokat. Meg kell vizsgálni, hogy a Kar rendelkezésre álló anyagi és személyi erőforrásai, infrastruktúra, eszközök, szakképzett személyzet szabad kapacitásai elegendőek-e az egyes feladatok megvalósításához. Mely esetekben indokolt külső erőforrások igénybevétele (közbeszerzés), milyen módon, mennyiségben és mértékben. 3) A projekt költségvetésének kidolgozása A részletes szakmai tervek elkészítése után kerül sor a projekt költségvetés kidolgozására, a pénzügyi referens bevonásával. A költségvetés elkészítése során a részletes feladatterv alapján a projektek minden elemét költségelni kell. A pályázati kiírás és az érvényes szabályok alapján meg kell vizsgálni, melyek az el nem számolható költségek (ezeket lehetőség szerint el kell kerülni, mert ezek teljes egészében a Kart terhelik). Az elszámolható költségek és a támogatás intenzitásának ismeretében meg kell határozni a saját erőt, melyet a Karnak biztosítania kell a projekt megvalósításához. El kell határolni a beruházási, beszerzési költségeket és a személyi jellegű kiadásokat. A közbeszerzés hatálya alá eső anyagok eszközök és szolgáltatások költségvetési tételének meghatározásakor reális becslést kell alkalmazni az ismert piaci árak alapján. Ha ezek nem ismertek, célszerű előzetes árajánlatokat beszerezni a legfontosabb tételekről. A költségbecslés során figyelembe kell venni a beszerzés várható időpontját és az addig várhatóan bekövetkező árváltozásokat, inflációt. A költségbecslést úgy kell elkészíteni, hogy a beszerzés értékét minden körülmények között fedezze. Részletes költség-haszon elemzés elkészítésére (cash-flow) csak akkor kerül sor, ha azt a pályázati kiírás kötelezővé teszi, viszont a belső döntés előkészítés részeként minden esetben meg kell vizsgálni a kar szempontjából várható költségeket és hasznokat. A vezetői döntéshez be kell mutatni a tervezett projekt hozamát, meg kell vizsgálni, hogy az „overhead” elszámolásának, egyéb elszámolható költségeknek a lehetőségeit. Fel kell mérni a kart terhelő nem elszámolható költségeket és az önerőt. alapján mindenz iroda megvizsgálja a tervezett koncepciót és a javasolt költségvetést. A szakmai előkészítést végző szakértőkkel konzultálva kialakítják a projekt-terv végső formáját és az elkészült projekttervet az iroda jóváhagyásra benyújtja a Kar vezetése részére. 4) A projekt kommunikációs tervének elkészítése Lásd: 3/b. A projekt kommunikációs tervének elkészítése protokoll 5) A projekt közbeszerzési tervének (javaslat) kidolgozása Annak ellenére, hogy a közbeszerzési eljárás nem a Kar feladata, ebben is közre kell működnünk, annak érdekében, hogy a kitűzött szakmai célok maradéktalanul megvalósuljanak. A projektmenedzser feladata többek között a szakmai felelőssel együttműködve, a közbeszerzések ellenőrzése és koordinálása is. Meg kell vizsgálni, hogy mely feladatokat képes a Kar saját erőforrásai és kapacitásai alapján ellátni, mely esetben szükséges beszállítók, alvállalkozók bevonása. A közbeszerzési terv tartalmazza a projekt megvalósításához szükséges különböző anyagok, eszközök és szolgáltatások beszerzésének ütemezésére és módjára vonatkozó javaslatainkat, figyelembe véve az érvényes közbeszerzési szabályokat és lehetséges eljárásokat. 6) A projektterv ellenőrzése és jóváhagyása: Az elkészült projektterv ellenőrzése és jóváhagyásra történő előterjesztése az iroda feladata, továbbá a jóváhagyást követően az iroda feladata a pályázati dokumentáció elkészítése, vagy elkészíttetése. A pénzügyi tervek ellenőrzése a pénzügyi referens feladata. Minden projektről készül egy összefoglaló anyag, amely tartalmazza a projektre vonatkozó összes releváns információt és egy összefoglaló táblázatot arról, hogy pontosan milyen kötelezettségvállalások (el nem számolható költségek, önerő) terhelik a Kart, és milyen közvetlen és közvetett előnyök származnak a projekt megvalósításából. |
|
|
3/b. A projekt kommunikációs tervének elkészítése |
|
|
A Tevékenység célja: a sikeres pályázatok eredményeként megvalósuló támogatott projektek kommunikációs tervének elkészítése. A kommunikációs terv elkészítésének módja: a tevékenység során az iroda munkatársai közül kijelölt projektmenedzser és az érintett szervezeti egységek szakemberinek együttműködésével kerül sor a projekt kommunikációs tervének kidolgozására. A kommunikációs terv kidolgozásának menete és szabályai: 1) A pályázatra vonatkozó sajtókommunikációs kötelezettségek Az eddigi tapasztalatok alapján a pályázatírók jóval több sajtómegjelenést vállalnak a projekt során, mint amit az adott pályázati kategóriában a pályázat kiírója előír. Ezért mindenekelőtt az kell vizsgálni, hogy a pályázati kiírás és az érvényes szabályok milyen tájékoztatási kötelezettséget írnak elő. Az egyes pályázati kategóriákban előírt sajtókommunikációs kötelezettségek és az azoknak eleget tevő sajtókommunikációs aktivitások a következők: (forrás: „Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségei az Európai Uniós támogatásból megvalósuló projektekhez”) I. kategória: 500 millió Ft feletti támogatás esetén Az előkészítő szakaszban: - Sajtóesemény szervezése, sajtómegjelenések összegyűjtése A megvalósítási szakaszban: - Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról, sajtómegjelenések összegyűjtése - Sajtónyilvános események szervezése A megvalósítást követő szakaszban: - Sajtónyilvános projektátadó ünnepség - Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról, sajtómegjelenések összegyűjtése II. kategória: 50 millió – 500 millió Ft közötti támogatás esetén A megvalósítási szakaszban: - Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról, sajtómegjelenések összegyűjtése A megvalósítást követő szakaszban: - Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról, sajtómegjelenések összegyűjtése III. kategória: 50 millió Ft alatti támogatás esetén A megvalósítást követő szakaszban: - Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról, sajtómegjelenések összegyűjtése Összegezve: Sajtótájékoztatót kizárólag az I. kategóriás projekteknél kell tartani. (A sajtónyilvános esemény nem sajtótájékoztatót jelent, hanem olyan, a projekthez kapcsolódó szakmai eseményt, amelyre meghívást kap a sajtó is.) A II. és III. kategóriájú projektek esetében mindössze sajtóközleményt kell kiadni. Ezekkel az aktivitásokkal tehát teljes mértékben kielégíthető az adott pályázati kategória sajtókommunikációs kötelezettsége. További sajtókommunikációs aktivitások vállalásának (pl. sajtótájékoztatók szervezésének, többszöri sajtóközlemény megjelentetésének) a pályázatban csak akkor van alapja, ha arra: - vagy komoly igény merül fel a média részéről (ezzel kizárólag a legjelentősebb pályázatok esetében lehet számolni), - vagy megfelelő nagyságú pénzügyi fedezetet állítanak be a pályázatba a bővített sajtókommunikációra. Külső kommunikációs ügynökség szolgáltatásának igénybevétele az I. kategóriás projektekben is csak ajánlott, de nem kötelező, II. és III. kategóriás projektek esetén az idézett dokumentum még ajánlást sem fogalmaz meg erre vonatkozóan. Az tehát, hogy a pályázók külső ügynökségeket bíznak meg a projekt kommunikációval, a saját döntésük, nem pedig a pályázat kiírója részéről megfogalmazott elvárás. A sikeres pályázati eléjárás eredményeként elnyert támogatás felhasználása a támogatási szerződésben foglaltak szerint történik. Minden projekt végrehajtása a támogatási szerződés aláírásával kezdődik. Mivel a kedvezményezett a SZTE, ezért a Kar csak a már aláírt dokumentumot kapja meg. 2) A reális sajtókommunikációs lehetőségek és azok pénzügyi vonzatai Az eddigi tapasztalatok alapján a pályázatírók nem mindig mérik fel helyesen a sajtókommunikációs lehetőségeket és azok pénzügyi vonzatait. A sajtókommunikáció tervezésénél abból kell kiindulni, hogy a média kizárólag hirdetésként (PR cikk, PR műsor) közöl pályázati disszeminációs anyagokat, ezért a pályázatban ennek pénzügyi fedezetét biztosítani kell. (Néhány pályázat – nagyságrendjénél vagy tartalmánál fogva – természetesen felkeltheti a sajtó érdeklődését, de ebben az esetben sem várható és garantálható a sajtóban a pályázat oly módon történő bemutatása, hogy az megfeleljen a disszeminációs előírásoknak – logók, pályázat azonosító száma, kötelező tartalmi elemek stb.) A pályázat elkészítése előtt ezért a pályázatírónak tájékozódnia kell az aktuális hirdetési tarifákról, illetve meg kell állapodni az egyes médiumokkal a pályázati disszeminációs anyagok közzétételének költségvonzatáról, és ezeket a pályázatba be kell építeni. Az I. kategóriás pályázatok esetében 3 alkalommal célszerű hirdetést tervezni (előkészítő szakasz, megvalósításai szakasz, megvalósítást követő szakasz). A II. kategóriás pályázatok esetében 2 alkalomra (megvalósítási és megvalósítás utáni szakasz), az I. kategóriás pályázatok esetében 1 alkalomra (megvalósítás utáni szakasz). (Tájékoztatásul: A Délmagyarországban a PR cikkre 1/8-ad oldalas hirdetési felületet célszerű igénybe venni, melynek ára jelenleg 178.000 Ft+25% ÁFA.) A pályázatok sajtókommunikációjával kapcsolatos elvárás a tényleges sajtómegjelenések összegyűjtése és dokumentálása. Ez a nyomtatott sajtó esetében viszonylag egyszerű, az elektronikus sajtótól viszont csak abban az esetben várható el a közzétett anyagok rendelkezésre bocsátása (pl. DVD-n), ha ez a pályázó és az adott médium közötti megállapodás részét képezi. 3) A kari pályázatok sajtókommunikációja A JGYPK várható pályázatainak száma és a disszeminációra fordított összeg nagyságrendje alapján célszerű koncentrált kommunikációban gondolkodni. A sajtókommunikáció tekintetében ez a következő területeken eredményezhet szakmai színvonal- és költséghatékonyság-növekedést. a) A pályázati disszeminációs költségvetésből finanszírozható humán-erőforrás segítségével az Iroda közreműködik a pályázatok sajtókommunikációs tervének és sajtókommunikációs költségvetésének elkészítésében, a megfelelő sajtókommunikációs aktivitások kiválasztásában és lebonyolításában, így az 1. pontban megfogalmazottak biztosítva lennének. b) Kari pályázati periodika kiadásával és online kommunikációs felület működtetésével a disszeminációs kötelezettségek jelentős részének költséghatékony módon eleget lehet tenni. c) Központi médiafelület-vásárlással (hirdetési keretmegállapodás a Délmagyarországgal, televízióműsor a helyi televíziókban – természetesen közbeszerzés útján) volumengazdaságosan biztosíthatók a pályázati sajtókommunikációs lehetőségek. |
|
|
4. A sikeres pályázati projektek megvalósítása |
|
|
A Tevékenység célja: A sikeres pályázati tevékenység eredményeként megnyert pályázatok szabályos, szakszerű lebonyolítása, a pályázati projekt végrehajtása, az előrehaladás ütemtervnek megfelelő folyamatos biztosítása és nyomon-követése, az esetleges időszakos ellenőrzések során támasztott követelmények teljesítése, a projektzárás, zárójelentés és pénzügyi elszámolások elkészítése. Projekt megvalósítás módja: A támogatási szerződés aláírását követően kerülhet sor a pályázati projekt megvalósítására, melynek során az iroda munkatársai és az érintett szervezeti egységek szakemberinek együttműködésével kerül sor a projekt végrehajtására, majd a projekt befejezését kővetően a záródokumentumok elkészítésére. A projekt megvalósítás menete és szabályai: 1) A projektmenedzsment szervezet létrehozása A projektmenedzser, szakmai referens, pénzügyi referens kijelölése, működési, ügyviteli szabályok, feladat, hatáskör és felelősség meghatározása. Bár az eljárási szabályok többségében ugyanazok, de az egyes projektek esetében felmerülő eseti eltéréseket nem szabad figyelmen kívül hagyni. A projekt végrehajtását a projektmenedzser irányítja, így a felelőssége is a legnagyobb. A szakmai referens felelős a projekt szakmai tartalmáért és a projektcélok maradéktalan megvalósításáért. A pénzügyi felelős elsősorban szakmai útmutatást ad és ellenőrzési feladatokat lát el. A pályázati projekt végrehajtásáért felelős projektmenedzsert az iroda biztosítja. A szakmai felelőst az érintett szervezeti egység vezetője jelöli ki. 2) A Közbeszerzési eljárás A támogatási szerződésben meghatározott feltételeknek megfelelően következik a közbeszerzési eljárás lebonyolítása a közbeszerzési törvény előírásai szerint. A közbeszerzési eljárás lebonyolítása nem kari feladat (központi közbeszerzés), ennek ellenére figyelemmel kell kísérni folyamatát, mert a végeredmény kari szinten jelenik meg. 3) A projekt megvalósítása (koordináció, bonyolítás és ellenőrzés) A projekt megvalósítása a kijelölt projektmenedzsment szervezet irányításával és koordinálásával történik. A projekt előrehaladásának figyelemmel kisérésérse a megfelelő ügyviteli protokollnak megfelelően kerül sor. Minden projekt indító értekezlettel kezdődik, amelyről jegyzőkönyv készül. A projekt megvalósítása során szükség szerinti számú, de rendszeres koordinációs értekezletre kerül sor, melyen a résztvevők rögzítik a projekt előrehaladásának mértékét, az időarányos teljesítést, vagy az attól történő eltéréseket és azok okait. Minden koordinációs értekezletről jegyzőkönyv készül. Ha a projekt kivitelezése külső helyszíneket is érint, rendszeres helyszíni szemlékre kerül sor, melynek célja a megfelelő műszaki színvonalú kivitelezés folyamatos ellenőrzése. Ennek szakszerű dokumentálása érdekében az írásos anyagok mellett, a projekt jellegétől függően fénykép vagy videofelvételek is készülnek. Az iroda részletes szakmai protokollt dolgoz ki a pályázatok előrehaladásának nyomon követésére, melynek elsődleges célja a folyamatok teljes és részletes dokumentálása (jegyzőkönyvek, jelentések, fényképek, videofelvételek). Ebben a körben történik a pénzügyi elszámolások folyamatos vezetése, az időarányosan felhasznált és még hátralévő összegek folyamatos nyilvántartása. A kritikus területek ismeretében kiemelten kezeljük többek között a el nem számolható költségek (non-eligible costs), vagy a projekt kommunikáció kérdését. Az elszámolható költségek körét minden pályázati kiírás pontosan rögzíti. Minden egyéb kiadás, amely felmerül a projekt kapcsán (Pld. az előkészítés és tervezés egyes részei, vagy a pályázatírás költsége) sok esetben nem számolható el, ezért ezek a költségek 100%-ban a kedvezményezettet terhelik. Hasonlóan fontos irodai feladat továbbá a pályázat szabályszerű végrehajtásának biztosítása. A szabályossági kritériumok folyamatos nyomon követése, a szabálytalansági eljárások elkerülése érdekében, melynek eredménye a támogatás, vagy egy részének a visszafizetése lehet. 4) Projekt kommunikáció Az adott pályázat esetében leghatékonyabb kommunikációs csatornák és eszközök alkalmazása szükséges. Minden kari projekt kommunikációjának feladata a kar ismertségének növelése és általános megítélésének javítása is. (A projekt kommunikáció feladatait részletesen a 3/b. fejezet tartalmazza) 5) Projektzárás A projektzárás során a pénzügyi elszámolások, zárójelentés elkészítése, az utóellenőrzés a projekt befejezését követő alapvető fontosságú feladatok, melyeket a projektmenedzsment szervezetnek kell biztosítania. A projekt befejezésekor zárójelentés készül, melynek része a részletes pénzügyi elszámolás is. A zárójelentés elkészítése a projektmenedzser, a szakmai és a pénzügyi referens közös feladata. A projekt előrehaladás folyamatos nyomon követése és dokumentálása, a pontosan vezetett nyilvántartások és elszámolások azonban jelentősen megkönnyítik a záródokumentumok elkészítését. A pályázat kiírója, vagy valamelyik érintett hatóság is végre hajt utóellenőrzéseket. Ezek esetében ugyancsak az előrehaladási dokumentációk könnyítik meg a kedvezményezett helyzetét, biztosítják a problémák megelőzését. 6) Kari értékelés Minden lezárt projekt esetében készül egy „belső” zárójelentés, melynek célja a projekt tapasztalatok, összesítése, elemzése, értékelése, a működési zavarok feltárása. |
|
|
|
|
|
