- A kiküldő saját hatáskörében dönti el, mennyi fizetőeszközzel látja el a kiküldöttet. A Szegedi Tudományegyetem a 3/1991-1992. sz. Rektori utasítást betartva, változatlanul a 30/1992. (II.13.) Kormányrendeletben meghatározott napidíjak mértékét alkalmazza. Kivételt képeznek az Európai Uniós pályázatok.
Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: legalább 15 nappal a kiutazás előtt
- A kiküldetéshez szükséges előlegek (valuta, forint) igénylése az Elszámolási előleg külföldi kiutazáshoz elnevezésű nyomtatványon és az Utazási határozat 1. példányával történik. Az előlegkérő nyomtatványhoz csatolni szükséges a kiutazó rendelkezésére álló meghívólevelet, konferencia esetén a regisztrációs lapot vagy a konferenciáról szóló minden egyéb anyagot is.
Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: legalább 14 nappal az utazás előtt
- A kiküldött vállalja, hogy hazaérkezéstől számított 8 napon belül elszámol az Elszámolás elnevezésű nyomtatványon. Az utazás elmaradásáról a Külügyi és Pályázati Irodát haladéktalanul értesíteni szükséges, és az esetleg felvett valutát/előleget 3 napon belül vissza kell fizetni az előleget kifizető helyen (Elszámolás űrlap).
- A valutaelőleg elszámolása az Elszámolás nyomtatványon, valamint az Elszámolási előleg nyomtatvány 2. példányával és a szükséges bizonylatok eredeti példányainak csatolásával történik. (szállásszámla, részvételi, ill. regisztrációs díj befizetését igazoló bizonylat, útiköltséget igazoló számla és jegy/beszállókártya, valutafelvétel banki bizonylata, személygépkocsival történő utazás esetén a norma szerinti elszámolás bizonylatai, esetleg napidíj. A kiküldött köteles az előlegmaradványt az elszámolást követő három napon belül visszafizetni az előleget kifizető pénzintézetnél.
Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: legkésőbb 8 nappal a hazaérkezés után
- A napidíj kivételével az összes felmerült költséget az SZTE nevére, címére kiállított eredeti számlákkal szükséges igazolni. (Kivétel a helyi közlekedés menetjegyei.)
- A szolgáltatásokról (szállás, részvételi díj, taxi, transzfer) kiállított számlákból egyértelműen ki kell derülnie, hogy tartalmazza-e az Áfát. Minden esetben szerepelnie kell rajta – akár utalva arra, hogy a számla végösszege tartalmazza az Áfát, akár számszerűsítve – az Áfa tartalomnak. Ebben az esetben az Áfa a számlában szereplő mértékben megfizetésre került. Amennyiben a számla kibocsátója nettós számlát állít ki, szerepelnie kell mindkét fél uniós adószámának a számlán. Ebben az esetben a Magyarországon érvényes Áfát (27%) kell megfizetni.
- Szállásköltség: A szállásköltség elszámolása eredeti bizonylatokkal történik, és nem tartalmazhatja a szállodai szobai szolgáltatásokat (telefon, minibár).
- Egyéb költségek: Az utazással összefüggő egyéb költségek csak eredeti bizonylattal számolhatók el.
- A nemzetközi utaztatás egyetemi egybeszámítás szerint a közbeszerzési értékhatárt meghaladja, így a közbeszerzési programban foglaltak szerint központosított közbeszerzést biztosítanak az SZTE-n. A Külföldi kiküldetések szabályozása c. tájékoztató levélben – 2010. január 29. - megfogalmazottak szerint lehetőség van arra, hogy az utazásszervezéssel foglalkozó egység három különböző helyről érkező árajánlat alapján, a legolcsóbb ajánlatot választva, maga szervezze a kiutazást.
- A Külföldi utazás bejelentése űrlapon egyértelműen szerepelnie kell a költségvállalással kapcsolatos információnak (pontos témaszám megjelöléssel), mert csak így rendelhető meg és fizethető ki a menetjegy.
- A kiküldöttnek az utazás leggazdaságosabb módját kell választani. A kiküldetésre saját gépkocsi is igénybe vehető. A kiküldetés idejére az utazónak külföldi utasbiztosítással kell rendelkeznie.
Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: az utazás bejelentését követően azonnal
|
|
