1. LLP ERASMUS mobilitások:
   1. Bilaterális szerződések
   2. Oktatói/személyzeti mobilitás
   3. Hallgatói mobilitás (részképzés/szakmai gyakorlat)
2. Egyéb külföldi utak (konferenciák, tanulmányutak)
3. Valuta-elszámolás
4. A kar térítéses vendéglakásainak ügyintézése
   

Az oktatói és személyzeti mobilitásra vonatkozó pályázatokat minden év szeptember elején írja ki a Nemzetközi Mobilitási Iroda (NMI). Az NMI e-mail-ben értesíti a tanszéki ERASMUS koordinátorokat és a mobilitásban már részt vett oktatókat. A Külügyi és Pályázati Iroda saját honlapján tájékoztatja e lehetőségről a Kar oktatóit és munkatársait, ill. e-mailben kéri fel a tanszéki ERASMUS koordinátorokat az egyes tanszékek oktatóinak/munkatársainak a pályázás rendjéről való informálására (03/2012. sz. Dékáni utasítás) és a pályázatok tanszéki szintű koordinálására. A pályázó oktatóknak/munkatársaknak oktatói mobilitás esetén az alábbi NMI-ről letölthető űrlapokat kell kitölteniük és a tanszéki koordinátoroknak eljuttatniuk a koordinátorok által meghatározott időpontig:

• 3 oldalas pályázat
• Támogatási szerződés
• Workplan
• Teljesítésigazolás

A tanszéki koordinátorok a határidőre beérkezett pályázatokat rendszerezik, elkészítik a koordinátori jelölést (Koordinátori jelölés űrlap), ill. jóváhagyásra benyújtják azt a tanszékvezetőknek. A tanszékvezetők aláírják és pecséttel látják el a Koordinátori jelölés űrlapot, elkészítik a prioritási listát, valamint a 03/2012. sz. Dékáni utasítás értelmében nyilatkoznak arról, hogy milyen forrásból kívánják fedezni az útiköltségeket, ill. pótolni a kari útiköltség-támogatást (Tanszékvezetői nyilatkozat űrlap). A tanszéki koordinátorok a Külügyi és Pályázati Iroda által megállapított határidőig eljuttatják az alábbi dokumentumokat a Külügyi és Pályázati Irodához e-mail-ben (3 oldalas pályázat, Támogatási szerződés, Workplan, Teljesítésigazolás, Jelölőlap + személyzeti mobilitás anyagai) és nyomtatva (3 oldalas pályázat, a koordinátor és a tanszékvezető által aláírt Jelölőlap, Tanszékvezetői nyilatkozat). A Külügyi és Pályázati Iroda kizárólag csak a határidőre beérkezett pályázatokat továbbítja a Nemzetközi Mobilitási Iroda vezetőjének, Balogné Molnár Gabriellának.

Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: 2012. szeptember 21. 

A Nemzetközi Mobilitási Iroda minden év október elején e-mail-ben értesíti a pályázatot elnyert oktatókat/munkatársakat, és tájékoztatja a Külügyi és Pályázati Irodát.

Az ERASMUS oktatói/személyzeti mobilitásban részt vevő Kollégák beküldik a Külügyi és Pályázati Irodára a Külföldi utazás bejelentése űrlapot.

Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: 3 hónappal a kiutazás előtt. Az őszi szemeszterben kiutazó Kollégák a pályázat elnyeréséről szóló e-mail tudomásul vétele után tegyék ezt meg (aláírt, külföldi partner által visszaigazolt Workplan). 

Az utazás szervezése (pl. repülőjegy, vonatjegy megrendelése) kizárólag akkor kezdhető meg, ha az aláírt és a partner által visszaigazolt Workplan és a kitöltött Külföldi utazás bejelentése űrlap beérkezett a Külügyi és Pályázati Irodához.

A nemzetközi utaztatás egyetemi egybeszámítás szerint a közbeszerzési értékhatárt meghaladja, így a közbeszerzési programban foglaltak szerint központosított közbeszerzést biztosítanak az SZTE-n. A Külföldi kiküldetések szabályozása c. tájékoztató levélben – 2010. január 29. - megfogalmazottak szerint lehetőség van arra, hogy az utazásszervezéssel foglalkozó egység három különböző helyről érkező árajánlat alapján, a legolcsóbb ajánlatot választva, maga szervezze a kiutazást.

A Külföldi utazás bejelentése űrlapon egyértelműen szerepelnie kell a költségvállalással kapcsolatos információnak (pontos témaszám megjelöléssel), mert csak így rendelhető meg és fizethető ki a menetjegy.

A kiküldöttnek az utazás leggazdaságosabb módját kell választania. A kiküldetésre saját gépkocsi is igénybe vehető. A kiküldetés idejére az utazónak külföldi utasbiztosítással kell rendelkeznie.

Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: az utazás bejelentését követően azonnal 

Az oktatói és személyzeti támogatási szerződéseket a Külügyi és Pályázati Iroda abban az esetben készítheti elő, ha az utazó a fogadó fél által aláírt Workplan legalább scannelt, faxolt, ideális esetben eredeti példányát előzőleg beküldi a Külügyi és Pályázati Irodába. (A Workplan egy eredeti példányát legkésőbb az utazás előtt egy héttel le kell adni a Külügyi és Pályázati Irodában.) A Külügyi és Pályázati Iroda az előkészített oktatói és személyzeti Támogatási szerződéseket három nyomtatott példányban kiküldi az utazónak.

Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: a Külföldi utazás bejelentése űrlap kézhezvételétől számított 3 nap

Az utazó a szerződés három eredeti példányát aláírja, majd postafordultával beküldi a Külügyi és Pályázati Irodába, amely elkészíti az Utazási határozatot, továbbítja a Támogatási szerződést és a Workplant az Nemzetközi Mobilitási Iroda vezetőjének, aki jóváhagyás és aláírás után a szerződés 2 eredeti példányát visszajuttatja a Külügyi és Pályázati Irodába. Az utazó egy eredeti példányt kap a szerződésből.

Az oktató az ösztöndíjat a kiutazás előtt legkorábban egy héttel veheti fel. (A pénzfelvétel helye: Külkereskedelmi Bank Rt., Szeged, Kölcsey u. 8.) A pénz átvételének időpontjáról a Külügyi és Pályázati Iroda egyeztet a Devizacsoporttal.

Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: folyamatos 

A kiutazó hazaérkezése után e-mailben értesül a budapesti Tempus Közalapítványtól az Online beszámoló elkészítéséhez szükséges belépési kódról. Ezt követően köteles elkészíteni az Online beszámolót a TEMPUS Közalapítvány honlapján, és a Külügyi és Pályázati Irodára beküldeni az alábbi dokumentumokat:

• Letter of Confirmation (a külföldi partner által aláírt és lepecsételt Időtartam igazolás: egy eredeti és egy másolt példány)
• A kinyomtatott Online beszámoló és a TEMPUS Közalapítvány e-mail visszaigazolásának megküldése (2 példányban)
• Kitöltött, aláírt Utazási beszámoló űrlap

Felelős: Nádudvari Gabriella
Határidő: az Online beszámoló belépési kódjának megküldetését követő 3 napon belül