3.10. Történetmesélés

Az üzleti kommunikációban sokáig nem használtuk ki a történet adta lehetőségeket, mert az elvárások szerint a közhiedelem szerint elsősorban világosnak, racionálisnak és objektívnek kell lennünk. Ennek az elvárásnak pedig nem felelnek meg az emóciókat kifejező és kiváltó, a szubjektív gondolkodásnak teret engedő történetek. Az előadók maximum 20 perces prezentációkkal készülnek, amelyek az adott témát tekintve a legfontosabb adatokat, kimutatásokat, táblázatokat tartalmazzák. Az előadás során csak a leglényegesebb információkra térnek ki, úgymint az eddigi teljesítmények, a jövőbeli elvárások, és az eszközök, amelyek segítségével mindez véghezvihető.

Az üzleti életben David M. Armstrong 1992-ben kezdte meg a népszerűsítését új vezetési modellként hivatkozva rá. De máig, ha vezetők azt a tanácsot kapják, hogy alkalmazzák a történetmesélést, akkor gyakran kétségbe esnek: nekik nincsenek történeteik, a történeteik nem elég érdekesek, nem tudnak történetet mesélni, a személyesség nem fér meg a szakszerűséggel, vagy éppen a történet azonos az anekdotával, azaz nem több, mint puszta színesítő-szórakoztató elem. Ezek mellett a félelmek mellett nem csoda, hogy nehezükre esik változtatni, kipróbálni magukat valamiben, ami újdonság számukra.

A történetmondás lehetőséget ad arra, hogy metaforák segítségével mutassunk be egy-egy elképzelést, döntési helyzetet és érzelmileg ragadjuk meg, vonjuk be és cselekvésre késztessük a hallgatóságot. Akkor jó egy történet, ha a hallgatóság azonosulni tud vele, kötődést hoz létre a hallgatókkal, bevonja őket a történetbe. A jó történet a problémákat könnyen érthetővé teszi, mert a mindennapi életből merít. Ha jó a történet egyetértést vált ki, együttműködésre késztet.

Annette Simmons (2007) könyvében hat fajta történet alaptémát definiál, amelyek felhasználhatók az üzleti történetmeséléshez:

• A ki vagyok én? történetek: Ezek a típusú történetek bemutatják, hogy milyen típusú ember az előadó. Az álmok, a célok, az elért eredmények és kudarcok, motivációk, és értékek állnak a fókuszában.
• A miért vagyok itt? történetek: Ezek a történetek az előadás létrejöttének körülményeit, és célját fejtik ki. Ez segít abban, hogy a közönségben levő gyanakvást megszűntesse. Az emberek tudni akarják, hogy mi hasznuk van abból, hogy az előadást hallgatják, és arra is, hogy az előadó mit remél tőle. Sokakban felmerül a kérdés, hogy vajon tényleg azért van-e ott az előadó, mert szenvedélyes vagy csak a pénzért jött. Ezt a fajta történetet előnyös használni jótékonysági rendezvényeken is.
• Tanulságos történetek: Ezek a fajta történetek egy olyan tapasztalatot hoznak létre amelyek átformálják a hallgatókat, olvasókat. Megmutatják, hogy apró változtatások a viselkedésükben, hozzáállásukban, vagy képességeikben, hogy vezethetnek jelentők eredményekhez. Mindemellett nagyon jó szemléltető eszköz a legjobb-legrosszabb eset forgatókönyveihez.
• A „látomás” történetek: Ez a típus inspirálja az embereket, bátorítja őket hogy kifejezzék az érzéseiket. Célja a hallgatóság meggyőzése arról, hogy a kemény munkájuk, és áldozataik megérik az erőfeszítéseket. A tetteiket össze kell kapcsolni egy specifikus, értékes, arra érdemes végeredménnyel. Ez a fajta történet tökéletes, amikor az embereknek motivációra van szüksége.
• Az „érték a tettekben rejlik” történetek: Ezek a fajta történetek arra használatosak, hogy megerősítsék azokat az értékeket, amit az előadó közvetíteni szeretnél. Ezek lehetnek pozitívak vagy negatívak. Lehetnek olyan történetek, amelyek középpontjában a becsületesség, a szenvedélyesség, az elkötelezettség áll, vagy olyanok , ahol azok a viselkedésformák állnak a középpontban, amelyek kerülendők, mint az önteltség, vagy a hanyag munkamorál.
• A „pontosan tudom, hogy mit gondolsz” történetek: Ezek a típusú történetek a közönség ellenérveit, kétségeit, kérdéseit célozzák, még mielőtt azt szóvá tehetnék. Ezekkel a történetekkel előre meg kell jósolni a közönség álláspontját a témával kapcsolatban, hogy még időben el lehessen oszlatni a kétségeiket.

Közismert pszichológiai fogalom a „mágikus szám”, ami Miller (1956) klasszikus kísérlete alapján a 7-es. Valószínűleg ennek alapján lehet találkozni olyan tanácsokkal minimalista prezentációkkal kapcsolatban, hogy egy diára legfeljebb 7 szó kerüljön. Téves értelmezés ez azért, mert a diára kerülő elemek mindig kontextusba ágyazottak, Miller pedig emlékezeti tömbökről beszél. Így nincs kizárva, hogy a közönség 7 szavasnál bonyolultabb mondatokat is megértsen. A másik tévedés, hogy a hetes lenne a mágikus szám. Az újabb kísérletek (Cowan, 2001) a négyet tartják annak, ami jellemzi az emlékezeti tömbök számát, ha egyáltalán létezik ilyen. Ezért, ha biztosan mindenkinek át szeretnénk adni a történeteket, akkor Cliff Atkinson (2011) alapján a hármas struktúrába rendedzés javasolt. Könyvében, ami magyarul is megjelent Ne vetíts vázlatot címmel alaposan elemzi az emlékezeti terjedelem korlátait, és felhívja a figyelmet arra, amit mi már gyerekkorunk, a népmesék hallgatása óta tudunk: a hármas szám fontos szervező eleme a történeteknek. Ezért az előadás fő tartalmi részét igyekezzünk legfeljebb három részre bontani, vagy három kérdés köré csoportosítani. Ha sok opciót kínálunk fel, akkor azokból is létrehozhatunk három csoportot.

A történeteket emellett sok különböző struktúrában mesélhetjük el, ami szintén befolyásolni képes az elért hatást:

• Hőstörténet: A mesék, mítoszok történeti felépítése, ahol a hős addigi környezetéből kiszakadva egy kihívásokkal teli fejlődésen megy keresztül. A történet végén a hős eléri céljait, a boldogságot, vagy új tudásra tesz szert. Hasznos segítsége ahhoz ez a felépítés, hogy alátámasztunk az erőfeszítések fontosságát, a kitartás megtérülését. A motiváló beszédek során gyakran használják ezeket a történeteket (pl.: Nick Vujicic, vagy Eric Thomas beszédei).

• A hegy: Drámai struktúra, mely folyamatosan fokozza a feszültséget, majd nem feltétlenül boldog befejezéssel részesíti katarzisban a közönséget. Felkínál egy megoldást, vagy cselekvésre szólít fel. Hasznos, ha a veszélyek és lehetőségek mértékét szeretnénk hangsúlyozni egy témával kapcsolatban.

• Beágyazott hurkok: Történetbe ágyazott történet, ami több szintű is lehet. Az először mesélni kezdett történetet fejezzük be legutoljára. A legfontosabb, a tanulságot tartalmazó történet áll középen. Nem csak a tanulságot mutatjuk így be, hanem az utat, ahogyan eljutottunk a megértéséig. Hasznos, ha a tanulság befogadását meg szeretnénk könnyíteni a közönség számára.

• Értékgörbék: A valóság és a lehetőségek, víziók szembeállítása. Az előadás vége felé haladva a fókusz a jövő felé tolódik, de röviden vissza-vissza utal a jelenlegi állapotokra is. Hasznos, ha a közönséget cselekvésre szeretnénk késztetni, fokozza az érzelmi feszültséget.

• Bele a közepébe: A történetet a csúcspontjánál kezdjük el mesélni a történetet a figyelem megragadása érdekében, majd ezután ismertetjük, hogy mi az oda vezető út. Bár erősen megragadja a közönség figyelmét, de csak rövid történeteknél igazán hatásos.

• Összetartó ötletek: Különböző nézőpontok, megoldási módok, vagy éppen analógiák bemutatására alkalmas. Több kisebb történet összefűzésére is alkalmas, ha azok megoldása, tanulsága azonos. Új ötletek, felfedezések bemutatásának gyakori módszere.

• Hamis kezdet: A történet kezdetben hétköznapinak és bejósolhatónak tűnik, majd a folytatás hirtelen új irányt vesz. A váratlan fordulat megragadja a közönség figyelmét. Hasznos lehet, ha be akarjuk mutatni, hogyan jutottunk el egy újszerű megoldáshoz.

• Virágszirmok: Egy központi elem köré építkező több kisebb történet, vagy történet rész. Az elemek között az előadó mindig visszatér a központi elem hangsúlyozására. Hatékony, ha számos bizonyítékkal szeretnénk alátámasztani az üzenetet, vagy többszemélyes előadás esetén is jól használható.

A történeteknek azonban ügyelnünk kell a hosszára. Ha tény adatokat is közölnünk kell, akkor ne szorítsa ki azokat az elnyúló történet. Ha túl sok tényt osztunk meg magunkról, akkor negatív érzéseket válthatunk ki a hallgatókból, hiszen nem azért vannak ott, hogy a mi életünket ismerjék meg. Ha túl sokat kérkedünk a sikereinkkel, a helyekkel ahol jártunk, hogy mennyi pénzt keresünk, megint csak a bumeránghatást váltjuk ki a közönségből, unszimpatikussá válunk. Figyelni kell, hogy ne kavarodjunk bele a történetbe, mert ha elkezdünk csapongani, összekeverni neveket és történéseket, akkor a történetünk elveszti a hitelességét.

A történetek az érzelmekre hatnak, ezért tisztába kell lenni a hat kultúrafüggetlen alap érzelemmel is. Ezek a világ minden táján megfigyelhetők, és kifejezésük is hasonló módon történik. Ezek az öröm, a bánat, a meglepődés, a félelem, a harag és az undor. Bár számos ennél specifikusabb érzelem is leírható, de az ezekre felépített üzenetek egészen biztosan hatásosak, ha megragadják a figyelmet. Ne felejtsük azonban, hogy a negatív történetek után is úgy fejezzük be az előadást, hogy legalább reményt adunk a változásra.