3.4. A tárgyalás

A tárgyalás az együttműködés eléréséhez szükséges tevékenységet jelenti. E tevékenység fontos része a megegyezés kölcsönös engedmények révén történő elérése. Ennek érdekében érveket, tényeket, álláspontokat kell felsorakoztatnunk azért, hogy számunkra kedvező irányba befolyásoljuk a tárgyalás kimenetelét. Ehhez a hatékony kommunikáción túl a tárgyalás formai kereteinek megszervezése szükséges.

A tárgyalás előkészítése magában foglalja az időpont, a helyszín, a jelenlévők, illetve a napirendi pontok rögzítését. A helyszínt a tárgyalásra alkalmassá kell tenni, és gondoskodni kell az érkezők fogadásáról. A tárgyalás előtt a felek feltérképezik tárgyalási pozícióikat, illetve meghatározzák a tárgyalási stratégiát. A stratégia kialakítása függ a céloktól és a tárgyaló partnerek közti erőviszonyoktól.

A tárgyalás során az első lépés a megfelelő légkör (raport) kialakítása. Ekkor a felek üdvözlik egymást, ellenőrzik, hogy a tárgyaláshoz minden feltétel adott, illetve más nem szorosan a tárgyhoz tartozó témáról beszélgetnek az egymás iránti bizalom növelése érdekében. Ezután megegyeznek a tárgyalás céljában, és menetében. Ha készült napirend, akkor még egyszer nyugtázzák, hogy az mindenki számára megfelelő.

A tárgyalás következő szakaszában a felek felderítik egymás álláspontját. Összevetik azt azzal, amit a felkészülés során gondoltak. Minden részletet pontosítani kell, és kerülni kell a félreértéseket. Ennek része általában a helyzet, illetve az álláspontok, vagy a lehetséges tervek prezentálása, amivel a fejezet második felében foglalkozunk majd.

A folyamat során különböző módszerekkel javíthatjuk a tárgyalási pozíciónkat:

• Tények és szaktudás: A szakértői tudás versenyelőnyt jelenthet a másik félhez képest.
• Információ kutatás: Kérdések felvetése, információ adása, javaslattétel.
• Meggyőzés: Annak szándéka, hogy a partner a véleményünkkel értsen egyet. A meggyőzés azonban nem legyőzés. A partner nem csak elfogadja, de jónak is tartja az új álláspontot.
• Manipulálás: A partner véleményének indirekt megváltoztatása a saját érdekünkben.
• Státusz: A saját és a szövetségesek hatalmi helyzetének, illetve a kapcsolati hálónak a használata.
• Küzdelem: A másik félre kifejtett nyomás. Abban az esetben lehet indokolt, ha a tárgyalások holtpontra jutnak, és a partnert így tudjuk kimozdítani a helyzetéből. Fontos azonban, hogy utána vissza tudjunk térni az együttműködő kapcsolathoz.

A megoldás keresése során segítségünkre lehet a Thomas-Kilman modell (15. ábra) is, ami segítheti a konfliktusok feloldását.

15. ábra Thomas Kilman modell

Forrás: Málovics-Farkas 2012 152.o. alapján saját szerkesztés

A modell az együttműködés és az önérvényesítés tengelyei mentén öt megoldási módszert azonosít, amik különböző helyzetekben kerülnek alkalmazásra, illetve lehetnek hatékonyak.

Az elkerülés esetén a saját célokat nem lehet érvényesíteni, de ugyanakkor a partnert is akadályozza saját érdekei ránk kényszerítésében. Ha egy tárgyalás nagyon jelentéktelen, ezért aránytalanul sok időt, energiát igényelne, akkor ajánlott elkerülni, elhalasztani. Szintén hatékony módszer abban az esetben, ha a tárgyalás végére nagy valószínűséggel hátrányosabb helyzetbe kerülünk. Amennyiben azonban nem elkerülhető véglegesen egy szituáció, vagy az elkerülése idővel még több veszteséget okoz, akkor felkészülés után stratégiát kell váltani.

A versengés gyakori stratégia, de sok esetben zéró összegű játszámához vezet, tehát amennyit az egyik fél nyer, annyit veszít a másik. A tartós küzdelem eltávolítja egymástól a partnereket, különösen, ha az erőviszonyok nem kiegyenlítettek. Válsághelyzetekben, vagy gyorsan változó környezetben, amikor nincs idő a döntések részletes megvitatására, hasznos is lehet a versengés.

Az alkalmazkodás nem csak önfeladást tükrözhet, hanem lehet nagylelkű gesztus -, ami később akár szívességre váltható -, vagy önzetlenség. Hatékony, ha éppen beismerjük egy korábbi tévedésünket, vagy ha számunkra minimális befektetéssel hozhatjuk a partnerünket számára kedvező helyzetbe. Komolyabb konfliktus elkerülésére is alkalmazható, de ekkor számolni kell rövid, és esetleg hosszú távú veszteségekkel.

A kompromisszum során mindkét fél engedményeket tesz a partner számára. Eredménye, hogy a végén egyik fél sem éri el teljesen az érdekei érvényesülését, de találhatnak elfogadható megoldást. A két fél veszteségét igyekszik minimalizálni, miközben akár komplex problémák megoldásában is hatékony stratégia lehet, ami a konszenzusnál gyorsabb megoldást jelent.

A kollaboráció olyan együttműködő stratégia, amikor a megoldás megtalálása során a felek közös erőfeszítést tesznek a konszenzus megtalálására. Tehát anélkül próbálják érdekeiket érvényesíteni, hogy a másiknak közben veszteséget okoznának. Nem alkalmazható, ha nem áll rendelkezésre elegendő idő, vagy a partner nem együttműködő. Viszont, ha sikerül, akkor a felek között egy szorosabb együttműködés alakulhat ki hosszú távon is.

Bármilyen stratégiát is válaszunk, a tárgyalások, megbeszélések jelentős részéhez kapcsolódik valamilyen prezentáció. Ez lehetőséget ad arra a partnereknek, hogy érveiket vizuálisan is alátámasszák, növeljék beszédük meggyőző erejét, illetve olyan komplex információkat adjanak át a hallgatóságnak, amire a csak szóbeli közlés csak nehezen lenne képes. A prezentáció felvétele, vagy diasora pedig dokumentációként is szolgál, ami később is segíthet felidézni a történteket, illetve támogatja a stratégia kialakítását az újabb tárgyalásokra.