3.5. A sikertelen prezentáció okai
A prezentáció készítés említésére a legtöbb embernek a Microsoft PowerPoint alkalmazás jut eszébe. Ennek alapértelmezett beállításai meghatározóak azokra a végeláthatatlan, unalmas és érdektelen prezentációkra, amiket a legtöbb esetben hallhatunk. Az előadók többsége nem ismeri fel a különbséget a kivetített diasorok és a saját jegyzetfüzete között, ami azt eredményezi, hogy a teleírt diákat csak felolvasni lehet. Innen csak egy lépés, hogy a diasor más dokumentumok pótlására szolgáljon. Ki ne hallotta már: „Az előadáson nem tudok ottlenni, majd elolvasom a diasort.”? A diasor célja azonban nem a teljes tervdokumentáció megjelenítése, vagy az előadó személyének pótlása.
Amikor megnyitjuk a PowerPoint-t, akkor néhány dolog olyan evidenciával van elénk tálalva, mintha azok kőbe vésett szabályok lennének. Pedig nem így van. Elsőként a képarány, ami szoftver 2013-ban megjelent verziójában 4:3 arányúról 16:9 arányúra változott. Ennek oka, hogy egyre több tartalmat csak monitorokon tekintünk meg, amik inkább az utóbbi képarányt használják napjainkban. Látszólag több helyet, hosszabb sorokat is biztosít a tartalomnak. Viszont számos előadónak nem jut eszébe, hogy a kivetítő vásznak nem lettek egycsapásra szélesebbek, aminek az eredménye végül kisebb képméret, ezáltal tovább csökkenő betűméret az előadás során. A második alapértelmezés a cím és a szöveg elhelyezése. Az un. helyőrzők fogságba ejtik a kreativitást. A szövegnek szánt helyőrzőben pedig alapértelmezetten a vázlatpont funkció is aktív, így a legtöbb szöveg végül vázlatpontokba rendezve kerül fel. Pedig a vázlatpont nem a bekezdés helyettesítésére, hanem a mellérendelő felsorolásra szolgál.
Az alapértelmezett dia tartalommal feltöltött képe a 16. ábra bal oldalán látható. Látszatra nem különbözik jelentősen egy szövegszerkesztőben készült dokumentumtól. Az előadók, hogy „feljavítsák” az előadást, ezért saját tehetségük helyett általában olyan eszközökhöz fordulnak, amik az előző évezred technikai színvonalát tükrözik. A színek használata a háttéren és a betűkön szaktudás nélkül olyan párosításokat eredményez, amik jó esetben csak olvashatatlanná, rosszabb esetben a néző számára zavaróvá, kellemetlenné teszik a végeredményt. Az animációk, diák közti áttűnések általában céltalanok. Ennek további bővülése az utóbbi időben (2016) megtorpanni látszik, de a korábbi években az új effektusok kampányszerű túlhasználása volt megfigyelhető, amikor a gyakorlatlan előadók csak az újdonság hatása miatt ezeket alkalmazták. Új típusú animációnak köszönheti sikerének jelentős részét a Perzi.com is, ami mára a legjelentősebb alternatív prezentáció készítő eszköz. Az előadásokba végül a bizonytalan logikai kapcsolatokat helyettesítő nyilak, illetve hiányos diagrammok kerülnek, ahogy az a 16. ábra jobb oldalán látható. A diasor így a szemlélők többségének ugyan tartalmaz értelmezhető információkat, de az előadó célja, a szöveg mögötti mélyebb összefüggések rejtve maradnak.
16. ábra Az átlagos teleírt, pontokba szedett dia mintája (balra) és
a megszokott módon „feljavított” dia mintája (jobbra)
Forrás: saját szerkesztés
A gyakorlatlan előadóknak két szélsőséges típusa figyelhető meg. Az első retteg a nyilvános beszédtől, ezért a vászon felé fordulva olvassa fel a diák tartalmát, majd egy rövid előadás végén a kérdéseket elkerülve igyekszik elhagyni a helyszínt. Ennek legnagyobb hátránya, hogy a közönséggel nem keresi a kapcsolatot, így bármi történik közte és a vászon között, az a közönség számára érdektelenné válik. Más előadók inkább attól rettegnek, hogy nem tudják kitölteni a rendelkezésre álló időt, ezért a közönséggel szemben állva mondanivaló nélkül kell kitölteniük az előadás utolsó szakaszát. Vagy éppen annyi információt szeretnének megosztani, ami az adott keretek között kivitelezhetetlen. Ennek eredménye, hogy sosem érnek a diasoruk végére, de közben nem csak az előadás hossza miatt vesztik el a közönséggel a kapcsolatot, hanem azért is, mert a diasorról minden információ, mint egy könyvből elolvasható. Egyik sem sikeres stratégia, hiszen a prezentáció célja a gondolataink átadása a közönség számára. A meggyőzés eszközeivel szeretnénk a tárgyalási pozícióinkat javítani.