4.2. A projektmenedzsment fogalma
Az előző részfejezetben részletesen áttekintettük a projektek fogalmát, a következő logikai egységben a projektek megvalósításához szükséges menedzsment technikát, eszközt tekintjük át, azaz vizsgáljuk meg mi is a projektmenedzsment!
Ha egy rövid definíciót kívánunk adni a projektmenedzsment tevékenységre, akkor a projektmenedzsment nem más mint a projekt tárgyának megvalósítását célzó szervezési, vezetési és irányítási tevékenység, amely meghatározott módszereket, technikákat igényel.
A projektmenedzsment akkor jön létre, ha nagyobb, egyszeri és komplex terveket időben és tárgyban meghatározott kezdettel és befejezéssel az összes funkcionális helyen és szinten valósítanak meg. Azzal együtt, hogy a projektmenedzsment rendkívül összetett tevékenység néhány feladat világosan elhatárolható.
A projektmenedzsment feladatai belül néhány alapvető – menedzsment alaptevékenységhez meglehetősen hasonló – feladat felismerhető:
- a célmeghatározás
- a tervezés
- az irányítás
- az ellenőrzés
Alapvető és meghatározó a célkitűzés, magának a központi célnak a megvalósítása, amely úgynevezett közbülső vagy részcélok sorozatán keresztül valósul meg. Ezt a folyamatot nevezzük célállítási folyamatnak.
A központi cél nem mindig azonos a végső céllal (a projekt végső célja egyfajta jövőképként fogalmazható meg, lásd majd az esetpéldákban!), hanem egy közbülső célként is értelmezhető, amelyen keresztül tovább lehet haladni a valódi végső cél felé. A cél alatt egy elméletben felállított terv-állapot értendő, amely
- a jövőre vonatkozik,
- amelynek elérése kívánatos,
- amelynek reálisnak kell lennie,
- amelyet tudatosan választottak ki és amely csak cselekvéssel érhető el.
Értelemszerűen a projekt jellegétől függően számos elvárás jelölhető meg a meghatározott céllal kapcsolatban. Ezzel együtt megfogalmazható néhány általános jó tanács, mely szerint a célt az alábbi ismérvek szerint praktikus megfogalmazni:
- megoldásoktól függetlenül (ne tartalmazza a megoldások ismertetését, vagy ne induljon ki egy bizonyos elgondolásból!)
- lehetőleg teljes körűen
- a tényleges követelményeket tartalmazza
- egyértelműen és ellenőrizhetően
- igényesen, de megvalósíthatóan.
A cél megfogalmazása már az első projektfázisban (megvalósíthatósági tanulmány) megkezdődik, mivel a fontos projektcélokat a projektmegbízásban kell rögzíteni. A projektcélokat a vállalati célok hierarchikus lebontásából, a projektkövetelményekből, és a vállalati környezetből együttesen alakítják ki. A projektcélokat az egyes fázisok szerint a legalsóbb szintig (munkacsomagok) lebontják úgy, hogy végül minden projektszinten konkrét céladatokat nyerjenek (top-down elv).
A megbeszélt célokat és a rangsort az ún. cél leírásban írásban rögzítik, amely a projektmegbízás részét képezi. A projektmenedzsment célja, hogy a projektterveket a szükséges teljesítésnek megfelelően, adott határidőn belül a meglévő valamint a tervezett eszközökkel a tervezett költségek betartása mellett megtervezze és megvalósítsa.
Fontos továbbá kitérnünk a projekt célrendszerének felépítésére. Az alábbi séma rendkívül leegyszerűsítetten kiemeli a legfontosabb elemeket. Jó közelítéssel a mérföldköveken keresztül vezet a projekt központi célja irányába az út, de valójában a projekt központi célja is „csak egy mérföldkő valamilyen mögöttes célhoz vezető úton” (21. ábra).
21. ábra: A projekt cél hierarchiája
Forrás saját szerkesztés
Körvonalazva a projektmenedzsment legfontosabb sajátosságait kísérletet tehetünk az „egész” minél pontosabb meghatározására. Számos kérdés tehető fel, amely segít „definiálni” a tevékenység egészét:
- mit: a feladat mennyiségi és minőségi tartalmával kapcsolatban
- mikor: időrend, időtartam, időpontok
- ki: személyes munkamegosztás
- hogyan: eljárások, módszerek
- mivel: eszközök fajtája és mennyisége
- honnan: személyek és eszközök biztosítása
- hová: a személyek és eszközök hasznosítása a projekt sikeres befejezése után
A fentiek értelmében a projektmenedzsment azt a rendszerekbe foglalt eljárásmódot jelenti, amely a szervezés, a tervezés, a felügyelet és irányítás valamint a vezetés segítségével megkísérli a kitűzött célok elérését.
A projektmenedzsment alkalmazásával a minőségi és szakmai célok kevesebb időráfordítással és költséggel érhetők el, amelyet az alábbi feltételek teszek lehetővé:
- komplexitás,
- nagyobb átláthatóság,
- a kockázat csökkenése,
- a felelősök integrációja,
- fokozott motiváció.
Az eddigi fejezetekben áttekintettük a legfontosabb alapfogalmakat és megtettük a szükséges fogalmi lehatárolásokat. A következő fejezetekben a projektek tervezését és megvalósítását tárgyaljuk.
Ellenőrző kérdések az eddig tanultakhoz
- Mit jelent a projektmenedzsment?
- Milyen gyakorlati kérdései vannak a projektmenedzsmentnek?
- Hogyan épül fel a projekt célrendszere?
- Mi a különbség a projekt központi célja és a projekt végső célja között?
- Milyen feladatai vannak a projektmenedzsmentnek?