Skip navigation

I.3.C. A cél kijelölése és a tervezés

A korábban leírtakból következik, hogy a menedzsment korszerű értelmezése esetében nemcsak a lebonyolítás, hanem már a célkitűzés, a tervezés, a feladat kijelölése, meghatározása, stb. , is része. A jelenlegi példánk alapján: - az évzáró eseményt a klub összes termeiben tervezzük megrendezni, két fő szakaszban - játékos vetélkedő, családtagoknak is valamint a zenés, táncos, svédasztalos parti, a „zenés” teremben terítéssel. Itt kerülnek kiosztásra a felelősöknek a feladatok, elvárás szinttel, határidőkkel. Itt kerül sorra a személyi, tárgyi feltételek biztosításának, a gazdasági háttér megteremtésének terve is. Pl.  – mennyit vállal a cég, lesz –e önrész, a dolgozóktól beszedve, vagy csak a családtagok esetében lesz egy névleges összeg. Ki és milyen szintű meghívott vendég (művész, élsportoló, önkormányzati vezető, stb.) jöhet szóba. Rögzíteni kell a feladathoz kapcsolódóan a határidőt és a felelős személyt. A szöveges feljegyzésen túl, célszerű grafikusan is elkészíteni a tervezett feladatokat, azok időbeli egymásra épülését. A projektekben a tevékenységfolyamat időtervének megjelenítésére általánosan alkalmazható ábrázolás technikai módszerek két nagy csoportja az oszlop- vagy sávdiagramok és a hálódiagramok. A folyamatszervezésre illetve, folyamattervezésre szolgáló rendszerek egyik legrégibb változatát Henry L. Gantt dolgozta ki és alkalmazta ipari termelésprogramozási feladatok megoldására, melyet nagyszerűen tudunk alkalmazni bármely más feladat – folyamattervezésénél is. Lásd bővebben: http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop412A/2010-0019_Projektmenedzsment/ch27.html

A gazdasági számítás minden esemény központi feladata, - a példában szereplő esemény jellegét tekintve nem haszonorientált, célja inkább a cég belső imágójának az építése. Ettől függetlenül el kell készíteni a költségtervet, melyben a kiadásokat és a bevételeket soronként megjelenítjük.

Az esemény költségvetés terve:

Kiadások

Bevételek

meghívott művész díja               100,000

Családtagok hozzájárulása

                                 kb.: 50,000

szervezési költségek                     50,000

 

Étel, ital – anyagköltség             300,000

 

Pincérek – bére                          100,000

 

Az éttermi eszközök bérleti díja       80,000

 

Animátorok – bére                       80,000

 

A verseny díjazása                       50,000

 

Elismerő év végi jutalmak          250,000

 

Távozáskor – iránytaxi                 50,000

 

összesen:                               1,060,000 Ft

összesen:                         50,000

1,060,000 – 50,000 = 1,010,000 Ft.

A táblázat alapján megállapítható, hogy a cégnek jelentős kiadással jár a program megvalósítása, ez okozhatja néhány kolléga ellenérzést. Tapasztalatunk szerint viszont a jelentős, bár jól átgondolt kiadás a dolgozók céggel szembeni lojalitást növeli, mely a további munkavégzés mennyiségi és/vagy minőségi területén megtérül.

A tervezés során dokumentumokat készítünk, melyek a program céljától függően változó kivitelű illetve tartalmú. Természetesen más lesz egy sportverseny versenykiírása, időrendje, mint egy születésnapi zsúr, vagy egy évzáró ünnepség programterve. A programterveket megelőzően készítjük el a forgatókönyvet, mely az esemény lebonyolításához kapcsolódó mindhárom részének (előkészítés – lebonyolítás – zárás) feladatleírását tartalmazza, - építve a Gantt diagramban vázoltakra.

A versenykiírás jellemző tartalma:

A versenykiírás a versenyrendezés szakmai alapdokumentuma, amely tartalmazza a rendezvénnyel kapcsolatos legfontosabb adatokat, szabályokat, tudnivalókat:

  • a verseny célját;
  • a verseny helyét, idejét;
  • a verseny rendezőinek (szervezőbizottság) adatait;
  • a verseny résztvevőit (pl. csak I-II. osztályú minősítéssel rendelkező versenyzők);
  • a versenyszámokat és azok sorrendjét (időrendet);
  • a helyezések eldöntésének módját;
  • a helyezettek díjazását;
  • a versenyrendezéssel és a részvétellel kapcsolatos költségviselést;
  • a nevezési határidőt és a nevezés módját;
  • a részvétellel összefüggő fontosabb információkat (pl. szálláshely címe, helyi közlekedés, szolgáltatások, technikai értekezlet helye, ideje stb.).

A versenykiírás alapos, körültekintő szakmai munkát igényel, mivel meghatározza a lebonyolítás keretét és legfontosabb szabályait. Óvások esetén a játék- és versenyszabályok mellett a versenykiírás eldöntheti a vitát.

A jelenlegi példánk esetében, kissé átalakul a meghívó és az „időrend” tartalma:

  • az esemény címe, célja,
  • időpontja, - a várható befejezéssel,
  • helyszíne,
  • a lebonyolítás programpontjai,
  • az elvárt, vagy javasolt öltözet,
  • az esetleges felkészülési kérés a tervezett játék egy-egy elemére,
  • a jelentkezés, hozzájárulás módja,
  • távozáskor, - „céges iránytaxi”
  • egyebek, - ruhatár, értékmegőrzés rendje.