A körlevelek felépítése
Akár már egy közepes cégnél is gyakran előfordulhat olyan eset, hogy egyszerre nagyon sok, azonos vagy hasonló szövegű levelet kell kiküldeni az ügyfelek részére. Ezt a munkát könnyíti meg a Word körlevél-készítési funkciója. A körlevél olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatbázisnak (adatfájlnak, adattáblának) nevezzük.
A törzsdokumentum tehát azokat a szövegeket és objektumokat tartalmazza, amelyeknek minden levélben változatlan formában és tartalommal jelennek meg.
Az adatforrás tartalmazza táblázatos formában azokat az egyedi adatokat, melyek az egyesítés után kiegészítik a törzsdokumentumot. Ilyen adatok lehetnek a címjegyzékben a címzettek neve, címe és egyéb adatai.
A kész, névre szóló, kiküldendő levelek létrehozása oly módon történik, hogy a törzsdokumentumot az adatforrás tartalmával egyesítjük, kiegészítjük, így hozva létre egyedi dokumentumokat.
A törzsdokumentumba az egyedi adatok helyett adatmezőket veszünk fel, ezeket fogják behelyettesíteni az adatforrás egyedi adatai.