Szöveges dokumentumok legelterjedtebb fájlformátumai

A szövegszerkesztők dokumentumokat egy saját, az adott szövegszerkesztő­re jellemző formában tárolják. Többé-kevésbé minden gyártónak érdeke, hogy programja képes legyen más szövegszerkesztővel létrehozott dokumentumok megnyitására és további szerkesztésére. A Microsoft Word ebből a szempontból igen jól használható, hiszen elég sok formátumot képes kezelni. Néhány olyan népszerű és gyakran használt fájl­formátumot ismertetünk, melyeket a Word felismer. A Word legújabb változatainak doku­mentumai alapállapotban .docx fájltípusként tárolódnak, de több típusú több szöveges állományt is hasz­nál, melyeket a Fájl / Mentés másként párbeszédablakban lehet beállítani. Minden formátumátváltásnál vigyázzunk, mert az eredeti formázási elemek közül né­hány a más formátumokban nem használható, így az átalakított dokumentum megje­lenése eltérhet az eredetitől a másik szövegszerkesztőben. Nézzük a leggyakrabban előfordulókat:

Egyszerű szöveg: Csak az ANSI karakter­készletet használja, semmilyen formázási beállítás nem mentődik el a fájlba, cserében bármely szöveges programmal megnyitható (*.txt).

Word régebbi verziói: Bár igen nagyfokú a kompatibilitás a Word különböző verziói között, de visszafelé, vagyis amennyiben egy újabb változattal készített állományon régebbi verziójú programmal szeretnénk dolgozni, érdemes a megfelelő fájltípust beállítani (*.doc).

Rich Text formátum: A szöveges adatmentés egy szabványos formátuma, mely a szöveget a formázásokkal, képekkel együtt egy menti el, és a különböző alkalmazások közötti szöveges dokumentumátvitelt segíti. Elvileg bármely szövegszerkesztő képes megnyitni és – többé-kevésbé – ugyanazzal a megjelenéssel folytatni a dokumentum szerkesztését. Hátránya, hogy képek, ábrák esetén igen nagy lehet a fájl mérete (*.rtf)

Weblap: Az internet népszerűvé válása után a Microsoft beépítette a Wordbe a html-formátumban való mentés lehetőségét. A mai webes-formátumokhoz már csak korlátozottan használható ez a formátum, és a Word formázási lehetőségei sem erre a célra születtek, ezért csak szükséghelyzetben javasolt a használata (*.html)

Portable Document Format: a legújabb Wordökben megjelent az Adobe Systems által kifejlesztett, dokumentumok tárolására alkalmas fájlformátumban való mentés lehetősége is. A PDF alkalmas szöveget, ábrát és képeket tartalmazó dokumentum leírására eszközfüggetlen és felbontásfüggetlen formában, vagyis az így mentett tartalom elvileg bármely programban ugyanúgy fog kinézni. Hátrány, hogy nem, vagy csak speciális programokkal, korlátozottan szerkeszthető (*.pdf).

A Word képes továbbá más szövegszerkesztők, táblázatkezelők speciális adatait is fo­gadni: Open Office, WordPerfect, MS Works, MS Write, MS Excel stb.