Példa
Nézzünk egy példát: a sportegyesület vízilabda-szakosztálya felvételt hirdet két korcsoport számára. A korábban begyűjtött adatok alapján szeretnénk levelet küldeni a célcsoportban szereplő gyermekek szülei számára.
A körlevél elkészítését a Levelezés menüpont Körlevélkészítés indítása menüponttal indítsuk!
A levélkészítés első lépéseként elkészítjük a törzsdokumentumot Levelek menüpontból. A szöveget a megszokott módon begépeljük, egyelőre a változó adatok helyére írjuk be a későbbiekben alkalmazandó adatmező nevét, pl. a név helyére NÉV formában, a lakcím helyére CÍM és így tovább.
Amikor készen vagyunk a törzsdokumentummal, jöhet a következő lépés, az adatforrás elkészítése. Mivel most kezdtük a munkát, most – az első alkalommal – kell elkészítenünk az adatforrást is a Címzettek kiválasztása / Új lista létrehozása párbeszédablakból. (Meglévő lista alkalmazása esetén erre a lépésre más nincs szükségünk, egyszerűen csak kiválasztjuk a gépünkön tárolt adatforrást.)
Amennyiben a levélben olyan adatok is szerepelnek, pl. a gyerekek születési éve, amelyek a Word előre beállított adatmezőiben nem szerepelnek, akkor azokat az Oszlopok testreszabása menüponttal felvehetjük a listába. A könnyebb egyeztetés miatt célszerű ugyanazokat az adatmezőneveket használni, mint amiket a törzsdokumentumba is begépeltünk, ha szükséges, a Word gyári adatmezőit is átnevezhetjük.
Ezután begépeljük a változó adatokat a megfelelő adatmezőkbe, minden egyes gyermek esetében. Egy gyermek adatainak összességét nevezzük egy rekordnak. Ha egy rekord felvételével készen vagyunk, az Új bejegyzés nyomógombbal készíthetjük el az újabbat.
Miután készen vagyunk az összes rekorddal, vagyis felvettük minden gyermek adatát, az OK gombbal befejezzük az adatfelvételt, s visszatérünk a törzsdokumentumhoz. Megkeressük a szövegben a változó adatok helyére írt adatmező neveket, kijelöljük, s helyettük a Levelezés menüszalagon lévő Adatmező beszúrása legördülő menüből beillesztjük a megfelelő adatmezőt az általunk begépelt helyére.
Ha készen vagyunk, a menüszalag végénél lévő Befejezés és egyesítés gombbal elkészíthetjük a kész, kiküldhető leveleket. Az egyesített leveleket kérhetjük külön új dokumentumba vagy küldhetjük rögtön a nyomtatónkra, illetve, ha az Outlook levelezőrendszerünket használtuk adatforrásként, akkor azonnal továbbíthatjuk a leveleket mailben is.
Az előző esetben mindenkinek elment a levél, akit felvettünk a címlistába. De mit tehetünk akkor, ha a két korcsoportnak külön időpontban szeretnénk tartani a válogatót?
Szerencsére a Word a körlevélkészítés során bármely adatmező adatai alapján képes válogatni a címzettek között. Amennyiben felvettük az adatok közé a gyermekek születési évét is, akkor elkészíthetjük pl. a 2009-ben születettek számára az egyik időpontról szóló levelet. Csak annyi a teendőnk, hogy az egyesítés előtt a Címzettlista szerkesztése párbeszédablakban rákattintunk az egyik adatmező melletti nyílra, kiválasztjuk a Speciális… lehetőséget, s a párbeszédablakban megadjuk a Születési idő adatmezőt, relációként az Egyenlőt, viszonyítási alapként pedig a 2009-et. Az OK-ra kattintva a párbeszédablakban már csak azokat a rekordokat fogjuk látni, melyekre igaz a megadott feltétel, vagyis ahol az Születési időnél 2009 szerepel. Ez után már a korábban megismert módon egyesíthetjük a leveleket, mert csak azoknak fogja elkészíteni a program, akik a születési év alapján szűrt listában szerepelnek.
Ha ezzel megvagyunk, hasonló módon elkészíthetjük a másik időpontról szóló levelet a 2008-as születésűek számára.
A levelek elkészültével célszerű menteni a dokumentumokat. A törzsdokumentumot azért, mert lehet, hogy a későbbiekben ugyanilyen – vagy hasonló – szöveggel kell küldenünk még levelet; a címlista automatikusan mentődik, magyarázni sem kell, hogy a későbbiekben még szükségünk lehet rá; a kész leveleket pedig archiválási céllal nem árt menteni.