A szervezőmunka menete és dokumentumai
A „rutinból" vezetett foglalkozások előbb-utóbb egysíkúak, unalmasak lesznek a résztvevők számára, és rendszerint egyoldalú terheléssel járnak. Akár aktív résztvevőként, akár szórakozni vágyó nézőként vagyunk jelen egy sporteseményen, közérzetünket, hangulatunkat döntően befolyásolja a szervezők körültekintő, alapos előkészítő munkája. A jó szervezés mozgósító erejű a testnevelés és sport iránti érdeklődés felkeltésében, a rendszerese sportolási igény kialakításában. Ezért is megengedhetetlen, hogy a jól felkészült edző ne rendelkezzen sportszervezési ismeretekkel és ne alkalmazza a legeredményesebben a szervezési módszereket a munkájában. A továbbiakban a sportesemények szervezésének legáltalánosabb tennivalóit ismertetjük, melyek a legkülönbözőbb események szervezésénél felhasználhatók.
A szervező legtöbbször a felettesétől kap megbízást valamilyen szervezési feladat végrehajtására. Az edzőknek az éves munkatervben, vagy az edzéstervben rögzített feladatok teljesítése jelent kisebb-nagyobb szervezési feladatot.
a) A verseny előkészítése
Az esemény szervezésének legelső lépcsője a tájékozódás. Ugyanis az esemény szervezőjének világosan kell látnia, milyen jellegű és méretű feladatot kell teljesítenie.
Ajánlatos végiggondolni a következőket:
Mi a célja a rendezvénynek? - szakmai célkitűzés, gazdasági célkitűzés, egyéb célkitűzés, pl. kapcsolatteremtés, korábbi meghívás viszonzása, versenyzők toborzása, stb.
Milyen jellegű eseményt kell szervezni? - verseny, mérkőzés, konferencia, sportbemutató, szülői értekezlet, edzőtábor, stb.
Milyen méretű eseményről van szó? (az aktív résztvevők száma, a szurkolók várható száma, a rendezvény időtartama).
Az esemény időpontja - milyen más rendezvények vannak ugyanakkor, amelyek befolyással lehetnek a tervezett eseményre, valamint a téli-nyári időszak sajátos szervezési feladatokat adhat (pl. ruhatár)
Az esemény helyszíne - hány helyszínen kerül sor a rendezvényre, saját helyszínen vagy bérelt létesítményben, nyitott vagy fedett helyszín, stb.
Az esemény résztvevői (versenyzők és nézők igényei, létszámok, várható szakmai színvonal).
Szükséges szolgáltatások (szállás, étkezés, szabadidő program, orvosi ellátás, információs rendszer, stb.).
Az engedélyek beszerzése, pl.:
- Terület használat – Önkormányzat;
- Úthasználat - Közútkezelő;
- Egészségügyi környezeti megfelelés – KÖJÁL; katasztrófavédelem (tűzoltóság) stb.
Ezek után lehet csak érdemben megválaszolni a szervezés szempontjából legfontosabb kérdéseket:
- mennyi idő áll rendelkezésre a feladat elvégzéséhez?
- szükség van-e segítségre, ha igen, hány főre?
- vannak-e nyitott kérdések, amelyek megválaszolása, illetve eldöntése másoktól függ
- meddig terjed a szervező hatásköre?
Ha az eseményt megbízásos alapon szervezzük, akkor a tisztázatlan kérdéseket ajánlatos megbeszélni a megbízóval. Ha ezt elmulasztjuk, a későbbiekben problémák és feszültségek jelentkezhetnek, amelyek torlódást okoznak a folyamatos munkavégzésben, ezzel veszélyeztetik az események sikeres megrendezését.
Miután a legfontosabb kérdéseket tisztáztuk, nekifoghatunk az előkészítő munkafázis következő szakaszának, a tervezésnek.
A tervezés az előkészítés kritikus időszaka, mivel ekkor döntjük el a legfontosabb kérdéseket (helyszín, program, szükséges feltételek, gazdasági kérdések stb.) A tervezést csak akkor lehet érdemben megkezdeni, ha a megrendezendő eseménnyel összefüggésben elegendő mennyiségű, és hiteles információval rendelkezünk.
A tervezőmunka két elemből áll:
- a legapróbb részletekben elképzelni a megrendezendő eseményt;
- ezzel párhuzamosan írásban rögzíteni a megvalósításhoz szükséges feladatokat.
A tervezőmunka két eleme tehát a gyakorlatban egyszerre működik. Ahogy végiggondoljuk az esemény menetét, a feladatok is megfogalmazódnak. Így készítjük el a feladatjegyzéket, amely a szervezés alapdokumentuma. Ebből tiszta képet alkothatunk a feladat méretéről és a szükséges segéderőről, továbbá kiindulópont a költségvetés elkészítésénél.
Amennyiben az előkészítés és a rendezés több személy közreműködését igényli, ajánlatos szervezőbizottságot (munkacsoportot) alakítani.
A feladatjegyzék segítségével összeállíthatjuk a szervezőbizottságot (munkacsoportok számát és feladataikat, egyes csoportok létszámát).
A szervező bizottság összetétele:
vezető - a munka irányítója, a csoportmunka összehangolója (rendszerint az a személy, aki a feladatot kapta);
titkár - a szervező bizottság adminisztrátora (levelezés, adatgyűjtés és rendszerezés, dokumentáció, ügyintézés stb.);
tagok - az egyes munkacsoportok vezetői (pl.: gazdasági, technikai, szakmai, propaganda, rendezőgárda – versenybírók, segítők, stb.).
A szervező bizottságban dolgozó vezetők kiválasztását gondosan kell végezni. Olyan emberek közreműködését érdemes kérni, akik azonosulni tudnak a feladattal, vállalásukat a legjobb tudásuk szerint igyekeznek elvégezni. A tapasztalatok azt igazolják, hogy megbízhatóság és a hozzáállás kérdését elsődleges szempontként kell mérlegelni a kiválasztásnál. Szerencsés a magas fokú szakmai munka és hozzáállás találkozása, - ez már feltételezi a sikert.
A kiválasztott személyek felkérése történhet személyesen, telefonon vagy levélben/ email -en. A felkéréssel egy időben célszerű megküldeni a szervezőbizottság alakuló ülésére szóló feladatjegyzék alapján készített munkaterv tervezetet.
Az első ülésen a bizottság vezetője, titkára és a munkacsoportok vezetői vegyenek részt.
Az alakuló ülés ajánlott napirendje:
- üdvözlés, a feladat ismertetése (a felkérése indoklása és méltatása);
- a munkacsoportok véglegesítése (személyi összetétel, feladat, hatáskör, felelősség);
- a munkaterv tervezet megvitatása;
- egyebek (soron következő legfontosabb feladatok, követendő munkamódszerek, a kapcsolattartás módja, a szervezőbizottság következő összejövetelének ideje, helye, napirendje, stb.)
Az alakuló ülés eredményeként készül el a szervezőmunka alapvető dokumentációja, az egyes részterületek munkatervei, majd ennek birtokában az esemény megszervezésének részletes ütemterve.
Minden munka és ütemterv tartalmazza a - feladat leírását, a feladat elvégzésnek határidejét és felelősét.
Ezt követően a nagyobb méretű események esetében (több napig tartó, több helyszínen rendezendő esemény, több száz résztvevő, nemzetközi mezőny stb.) célszerű összehívni a szervező bizottság teljes ülését is, amelyen az adott esemény szervezésében közreműködő valamennyi személy jelen van.
A meghívóval együtt meg kell küldeni minden szervező bizottsági tagnak:
- az esemény forgatókönyvét;
- a szervezőbizottság és a munkacsoportok munkatervét.
Javasolt napirend:
- Az értekezlet céljának ismertetése, tájékoztatás az eddig végzett munkáról.
- A munkacsoportok vezetőinek beszámolói.
- Az esemény forgatókönyvének véglegesítése.
- Egyebek (a kapcsolattartás módja, fontosabb határidők, az információszolgáltatás,- és áramlás rögzítése, a következő összejövetel időpontja, helye, napirendje stb.)
A szervező bizottság soron következő legfontosabb feladatai:
- az esemény költségvetésének elkészítése és jóváhagyása;
- a tervezett helyszínek bejárása (versenyszínhely, szállás, étkezés, szállítás, szabadidős programok színhelyei, stb.);
- a helyszínbejárások tapasztalatai alapján az események lebonyolításának részletes megtervezése, azaz a rendezvény forgatókönyvének elkésztése (az első résztvevő megérkezésétől az utolsó távozásáig);
- a lebonyolítás tervének megfelelően a szükséges feltételek biztosítása:
- személyi feltételek (rendezők, sportolók, nézők);
- tárgyi feltételek (színhely-(ek), eszközök, felszerelések, műszaki-szakamai kellékek);
- az esemény színhelyeinek előkészítése;
- adminisztráció (név- és címjegyzék, engedélyek, felkérések, megrendelések, plakátok, meghívók, tájékoztató táblák, belépőjegyek stb.).
A tervszerű és jól összehangolt szervezőmunka azt eredményezi, hogy az esemény kezdete előtt 7-10 nappal nagyjából befejeződnek az előkészületek. Célszerű, ha ilyenkor az előkészítésben és a lebonyolításban közreműködők részvételével megbeszélést tartunk, amelyen összegezzük a végzett munkát, véglegesítjük az esemény lebonyolításának menetét, meghatározzuk a további feladatokat, és azok végrehajtásának ütemezését.