Az előkészítés speciális feladatai
Amennyiben a sportverseny megrendezése a feladat, a korábban felsoroltakon túl speciális feladatokat is teljesítenie kell a szervezőnek. Az esemény szervezésének legelső lépcsőjében a versenykiírást kell elkészítenie (amennyiben ez már elkészült, akkor alapos tanulmányozásra van szükség), mert csak ez után lehet megkezdeni a tervezést (elképzelni a megrendezendő eseményt, és feladatjegyzéket készíteni). A versenykiírás a versenyrendezés szakmai alapdokumentuma, amely tartalmazza a rendezvénnyel kapcsolatos legfontosabb adatokat, szabályokat, tudnivalókat:
- a verseny célját;
- a verseny helyét, idejét;
- a verseny rendezőinek (szervezőbizottság) adatait;
- a verseny résztvevőit (pl. csak I-II. osztályú minősítéssel rendelkező versenyzők);
- a versenyszámokat ás azok sorrendjét (időrendet);
- a helyezések eldöntésének módját;
- a helyezettek díjazását;
- a versenyrendezéssel és a részvétellel kapcsolatos költségviselést;
- a nevezési határidőt és a nevezés módját;
- a részvétellel összefüggő fontosabb információkat (pl. szálláshely címe, helyi közlekedés, szolgáltatások, technikai értekezlet helye, ideje stb.).
A versenykiírás alapos, körültekintő szakmai munkát igényel, mivel meghatározza a lebonyolítás keretét és legfontosabb szabályait. Óvások esetén a játék- és versenyszabályok mellett a versenykiírás eldöntheti a vitát.
A rendezők a nevezési határidő előtt legalább egy hónappal juttassák el az érintettekhez a versenykiírást.
Nagyobb méretű sportversenyek esetén a résztvevőknek el kell juttatni a forgatókönyvet, amely részletesen tartalmazza a sportverseny minden eseményét időrendi sorrendben, az egyes részesemények felelőseit, továbbá minden szükséges információt.
A sportversenyek előkészítésének három speciális szakaszát különböztethetjük meg:
- a verseny technikai előkészítése,
- a verseny személyi előkészítése,
- a verseny gazdasági előkészítése.
a) A verseny technikai előkészítése:
- versenyszínhely (pálya, uszoda, tornaterem, sportcsarnok, versenyútvonal stb.) előkészítése a versenyszabályoknak megfelelően (pl. uszodában pályaelválasztó kötelek, labdajátékoknál az előirt vonalazás, öltözők, nézőtér, versenybíróság elhelyezése, sajtó, protokoll stb.);
- a szerek, felszerelések biztosítása (a rendezők által biztosított sportszerek-, eszközök előkészítése, az időmérés, a pontozás, a hangosítás kellékei stb.);
- a szükséges engedélyek beszerzése (közterületen rendezett verseny esetében rendőrségi engedély, önkormányzat, tűzoltóság stb.).
b) A verseny személyi előkészítése
A verseny lebonyolításához szükséges rendezőség és versenybíróság összeállítása szintén az előkészítő feladatok közé tartozik. Létszámuk sportáganként és versenyszámonként változó lehet. A rendezőséghez általában a pénztárosokat, a jegyszedőket, a technikai személyzetet szoktuk számítani, míg a versenybírósághoz a verseny lebonyolításában ténylegesen közreműködő - sportági szakszövetség által igazolvánnyal ellátott - szakembereket (versenybírókat, játékvezetőket).
c) A verseny gazdasági előkészítése
A versenyrendezés egyik alapfeladata a versenyhez szükséges pénzügyi fedezet biztosítása. Ha az esemény az évi versenynaptárban szerepel, akkor a rendezéshez szükséges pénzfedezetnek az éves költségvetésben is szerepelnie kell. Alapvető törekvésünk az legyen, hogy a bevételek és kiadások mérlegében pozitív legyen az egyenlegünk. Ez annál is inkább fontos, mert tapasztalatunk szerint sportszervezetek az eseményszervezéshez kapcsolódóan tudják leghatékonyabban mobilizálni s szponzori lehetőségeiket. Erről a feladatról kibontottan a „Versenyek, táborok szponzorációs lehetőségei" c. fejezetben írunk.
Az anyagi feltételek biztosítása alapvetően a következő forrásokból lehetséges:
- Saját forrásból
- Állami/önkormányzati támogatás útján
- Pályázatok útján
- Vállalati - szponzoráció, vagy támogatásból
- Szponzorálás: a szponzorálás egy kétoldalú üzleti kapcsolat a támogató és a támogatott között, - a vállalat általnyújtott anyagi támogatást valamilyen módon ellentételezi a támogatott.
- Adományozás, támogatás - A vállalat ellenszolgáltatás nélküli támogatást nyújt a támogatottnak.
A költségvetés pénzügyi elkészítését bízzuk gazdasági szakemberre, ugyanakkor legyünk segítségére azzal, hogy részletes tájékoztatást adunk a költségvonzattal járó szakmai feladatokról (pl.: versenydíjak darabszáma, szükséges szolgáltatások, bérlemények, versenybíróság-, orvosi ügyelet költségei, résztvevők száma, stb.) továbbá azzal, hogy rendelkezésére bocsátjuk a szervezőmunka dokumentumait (versenykiírás, munkaterv, forgatókönyv, stb.)