Az EEM alapvető tevékenységei, területei
Az emberi erőforrás menedzsment főbb tevékenységi területeit a 6.1 ábra foglalja össze. Az összefüggések megértéséhez érdemes visszagondolnunk az EEM definíciójára. Az emberi erőforrás gazdálkodás középpontjában mindig a vállalati céloknak megfelelő humán gazdálkodási tevékenység áll, ezért kiindulópontját mindig a vállalati, szervezeti stratégiában kell keresnünk, mely alapján megalkotható az emberi erőforrás gazdálkodás irányait és kereteit kijelölő EEM stratégia.
A következőkben röviden ismertetjük a legfontosabb emberi erőforrás menedzsment tevékenységeket röviden, majd külön kitérünk azon tevékenységekre, amelyek inkább a kis- és közepes vállalatoknál jellemzőek.
6.1. ábra Az emberi erőforrás menedzsment alapvető területeinek összefüggésrendszere
Az emberi erőforrás gazdálkodást megvalósító szakmai tevékenységek alapját a munkakörelemzés jelenti. A munkakörelemzés során a szervezet feltárja az általa végzett feladatokat, azok végzési módját, sorrendjét, technológiáját, az egyes meglévő munkakörökhöz kapcsolódó felelősségi köröket, illetve a betöltésükhöz szükséges kompetenciákat. E tevékenység eredményeként létrejön a munkaköri leírások és munkaköri specifikációk rendszere. Utóbbi dokumentum tartalmazza a munkakör betöltéséhez szükséges képességeket, készségeket, jártasságokat.
A szervezetek változó környezetben dolgoznak, ez a környezet nem csupán a szervezet egészét formálja, hanem az egyes munkakörök tartalmát, az elvégzendő feladatokat, és azok végzési módját is. Új feladatok jelennek meg, amiket munkakörhöz kell rendelni, egyes munkakörök túlterheltté válnak, mások kiüresednek, így bizonyos időközönként át kell tekinteni a munkaköröket, hogy a munkakörök formális képe (ami a munkaköri leírásokban és specifikációkban tükröződik) és a valóság ne térjen el lényegesen egymástól.
A munkakörtervezés a szervezet munkaköri struktúrájának felépítését foglalja magában. Itt a következő kérdésekre keressük a választ:
- Milyen munkaköröket különböztessünk meg?
- Milyen tartalommal bírjanak az egyes munkakörök (azaz milyen feladatok kerüljenek az egyes munkakörökbe)?
- Milyen legyen az egyes munkakörök egymáshoz való viszonya?
A kérdések megválaszolásához - ahogyan ábránk is tükrözi - alapvetően kétféle információra van szükségünk: egyrészt a jelenlegi, valós helyzet ismeretére (melyet a munkakörelemzés adatai mutatnak meg), másrészt a szervezetnek a jövővel kapcsolatos elképzeléseire (melyet a szervezeti, illetve az abból származtatott EEM stratégia mutat meg). A munkakörtervezés eredménye is alapvetően a munkaköri leírások aktualizált rendszerében tükröződik.
Minden szervezet ismétlődő működési feladata a munkaerő-állomány tervezése. A munkaerő-állomány tervezése során a meglévő munkaerő kapacitásának (mind a mennyiségi, mind a minőségi erőforrásadatoknak) az összevetése történik meg a belátható jövő feladatainak végrehajtásához szükséges munkaerő-kapacitással. Ez előbbi adat valójában levezethető a munkakörelemzés és munkakörtervezés információhalmazából, míg ez utóbbi információt a stratégiából lebontott üzleti, illetve működési terv tartalmazza.
A gyakran a háttérben zajló, munkakörökkel kapcsolatos EEM feladatok mellett az emberi erőforrás gazdálkodás legismertebb feladatai a munkaerő megszerzéséhez, ösztönzéséhez, illetve fejlesztéséhez kapcsolódnak. A munkaerő megszerzésével foglalkozó feladatkör a toborzás, kiválasztás tevékenységköre, melynek keretében az üres, megüresedő, illetőleg létesítendő munkakörökre megpróbáljuk bevonzani a megfelelő minőségű és mennyiségű jelöltek tömegét, majd közülük kiválasztani a leendő munkatársakat. A toborzás, kiválasztás tevékenységét a munkakörről, a munkaszervezetről rendelkezésre álló információk támogatják. Egyrészt fontos kiindulópont lehet a munkaköri követelményeket magában foglaló munkaköri leírás és specifikáció, másrészt figyelembe kell vennünk olyan „puha információkat" is, amik a munkacsoportról, a vezető(k)ről, a szervezet értékeiről rendelkezésre állnak, és amelyek azt segítenek eldönteni, milyen személyiségjegyeket és magatartásformákat preferál a szervezet. A munkaerő-tervezés eredménye azonban nem csupán munkaerőhiány jelzése lehet, hanem munkaerő-feleslegé is, amire a legtöbb szervezet leépítéssel, karcsúsítással válaszol.
Az emberi erőforrás gazdálkodás további alapvető feladata, hogy ösztönözze a munkatársakat a legjobb teljesítmény kifejtésére, képességeik, készségeik fejlesztésére, előrelépésre, a szervezet eredményeihez történő minél nagyobb hozzájárulásra. Az ösztönzés nem kizárólag a bérezést vagy a jutalmazást jelenti, ennél tágabb fogalom. Szorosan kapcsolódik pl. a munkaerő-fejlesztéshez. A munkaerő-fejlesztés során a szervezet munkaerő-állományának a jelenben megújuló feladatokra, illetve a jövőben kihívásként megjelenő feladatkörökre való felkészítése történik meg pl. képzések, tréningek formájában. Amennyiben e fejlesztési tevékenységet szisztematikusan összehangoljuk az egyéni karriercélokkal, úgy karriertervezésről beszélhetünk. Az ösztönzés, a munkaerő-fejlesztés, illetve a karriertervezés szorosan összefonódó tevékenységek. A karriertervezés, illetve a munkaerő-fejlesztés - amennyiben az egyéni szükségletekből indulunk ki - az ösztönzés egy kiemelt formájaként alkalmazható.
A legutóbb bemutatott EEM területek mindegyikének megvalósításához elengedhetetlen hátteret nyújt a munkakör-értékelés, illetve a teljesítményértékelés megvalósítása. A munkakör-értékelés az a módszertan, amely megmutatja a szervezeten belüli munkakörök szubjektív és relatív értékét. Más szavakkal fogalmazva jelzi, hogy a szervezet számára (szubjektív elem) mely munkakör milyen fontossággal bír, milyen értéket teremt (általában más munkakörhöz viszonyítva). A munkakör-értékelés azon túl, hogy rámutat a szervezet számára kiemelten kezelendő kulcsmunkakörökre, információt szolgáltat mind az ösztönzés, mind a munkaerő-fejlesztés megvalósításához: a magasabbra értékelt (komplex, nagy szaktudást és felelősséget igénylő) munkaköröket általában magasabb bérsávba sorolják (függetlenül annak betöltőjétől).
Míg a munkakör-értékelés kizárólag a munkakört kezeli (betöltőjét pedig pontosan a céljából következően figyelmen kívül hagyja), a teljesítményértékelés kifejezetten a munkatársakra, illetve a munkatársaknak a munkaköri kihívásoknak, elvárásoknak történő megfelelésére összpontosít. A teljesítményértékelés rávilágít a munkavállalók erős és gyenge pontjaira, így segítve az ösztönzés, vagy éppen a fejlesztési tevékenységek megvalósítását, de információkat biztosíthat a leépítéshez is.
Mindkét terület esetében érdemes azonban látnunk, hogy megvalósításuk, karbantartásuk kizárólag a munkakörök ismeretében lehetséges, melyet formailag a munkaköri leírások dokumentált rendszere hordoz magában.
A HR kontrolling feladata, hogy elősegítse az emberi erőforrás menedzsment folyamatok, szolgáltatások hatékonyságának és hatásosságának növekedését. Ehhez jól kidolgozott teljesítményindikátorokra, megfelelő mérési módszertanra, elemzési és visszacsatolási folyamatokra van szükség. Gyakorlatilag az összes HR területhez kapcsolódik.