Skip navigation

Munkakörelemzés, munkakörtervezés

A kisebb vállalkozásoknál sok esetben nincs letisztázott munkaköri struktúra, főleg a vállalkozások megalapításának kezdeti időszakára jellemző a „mindenki mindent csinál" elv. Ez működhet egy ideig anélkül, hogy túlságosan kaotikussá válna a szervezet, azonban ahogy a szervezeti méret nő, a feladatok differenciálódnak, esetleg újabb munkavállalót kell felvenni, aki nem tartozik a baráti, családi körhöz, érdemes tisztázni, hogy kinek mi a feladata, ki milyen kérdésben hozhat döntéseket, ki milyen területért, tevékenységért vállal felelősséget, ki miért kérhető számon, ki kit helyettesíthet. Érdemes tehát kialakítani, megtervezni a munkakörök rendszerét. Ehhez segítséget nyújt a munkakörelemzés.

A munkakörelemzés az a folyamat, ami empirikus vizsgálattal feltárja, és meghatározza

  • a munkakör tartalmát, azaz célját, funkcióját, a munkakörbe tartozó munkafeladatokat, hatáskört, jogkört és felelősséget
  • a munkakör kapcsolatrendszerét, azaz hogy milyen más munkakörökhöz és hogyan kapcsolódik (alá-fölérendeltségi viszonyok, helyettesítés)
  • a munkakör sikeres ellátásához szükséges kompetenciákat, azaz képességeket, készségeket, elvárt tapasztalatokat és magatartásformákat
  • azokat az eszközöket és berendezéseket, melyek nélkülözhetetlenek a munkafolyamat hatékony elvégzéséhez
  • a munkaköri környezetet (pl. nehéz munkakörülmények a zaj, por, páratartalom miatt stb.)

A munkakörelemzés két fontos eredménye a munkaköri leírás és a munkakör specifikáció. A munkakör specifikáció (más néven munkakör profil) mint dokumentum tartalmazza, hogy a munkakör sikeres betöltéséhez milyen tapasztalatok, képességek, készségek, ismeretek szükségesek. A munkakör specifikáció meghatározhatja a tapasztalati, gyakorlati időt, a szükséges végzettséget, képesítést, esetlegesen a munka elvégzéséhez szükséges engedélyeket. A munkaköri leírás a feladatokat, a jogköröket, hatásköröket, a helyettesítés szabályait, a jelentési kötelezettséget, és felelősségi köröket (pl. anyagi javakért, technológiáért stb.) határozza meg. Gyakori, hogy a két dokumentumot (a munkaköri leírást és a munkaköri specifikációt) egybe vonják.

Munkakörök kialakítása
Az erősen specializált, pontosan lehatárolt munkakörök a szervezet rugalmatlanságához vezethetnek. A munkavállalók a szigorú munkaköri rendszerekben nem értenek egymás feladataihoz, nem látják át a teljes folyamatot, így nem tudják helyettesíteni egymást. A specializált munkakörök elvehetik a munkavállalók kezdeményezési kedvét, ha pl. jogszabályi változások, vagy a szervezet újítási törekvései miatt új, munkakörhöz nem rendelt feladatok kerülnek a szervezetbe, a munkavállalók visszautasíthatják azok elvégzését, arra hivatkozva, hogy az nem munkaköri kötelességük. A szigorúan lehatárolt munkakörök ellen szólnak a gyakori szervezeti változások is.
Az utóbbi évtizedek piaci kihívásai hatására ezért a vállalatok emberi erőforrás menedzsmentjének legfontosabb feladata a rugalmasság biztosítása: csökkenteni kell a specializációt, bővíteni a dolgozók illetékességi körét, csökkenteni a hierarchia szintjeit. Ma már egyre ritkább az egy ember egy munkakör elv, a munkavállalók rugalmasan változó feladatköröket látnak el, esetleg csoportmunkában dolgoznak, a munkaköröket pedig egyre tágabban definiálják. Sok esetben nem is munkakörre vesznek fel embert, hanem bizonyos kompetenciák meglétét keresik a leendő munkavállalókban, hogy illeszkedjenek a szervezet értékrendjéhez, elvárásaihoz, majd a munkavállalók projektekhez csatlakoznak, gyakorlatilag nincs nagyon pontosan körülhatárolt munkaköri leírásuk. Ugyanakkor nem érdemes átesni a ló túloldalára sem: ha egy munkavállaló látszólag túl sok mindenhez ért, valójában nem ért semmihez sem. Meg kell találni az egyensúlyt a szigorú munkaköri lehatárolások és a rugalmas szervezet között.

A munkakörelemzéshez jól alkalmazhatók az általános társadalomtudományi kutatómódszerek: interjú (megkérdezés), csoportos interjú, megfigyelés, kérdőíves adatfelvétel, de vannak speciális módszerek is pl. munkanaplóztatás.

Interjú esetén egyszerűen megkérdezzük a munkavállalót az általa végzett feladatokról, a szükséges kompetenciákról (pl. nyelvtudásra szükség van-e és milyen gyakorisággal a munkakörben), eszközökről, a munkaköri környezettel kapcsolatos problémákról (pl. vizesedő falú iroda, ami asztmához vezethet), stb.. Még ha kezdetben vezetőként mi is alakítottuk ki a munkakört és fektettük le annak alapjait, egy ilyen interjú rávilágíthat a változásokra, arra, mennyire túlterelt a munkavállaló az adott munkakörben (pl. rendszeresen nem tudja megfelelően ellátni a feladatát), vagy annak-e olyan feladatok, amelyek elvégzését bár előírjuk, nincs meg a megfelelő eszköztár vagy hiányoznak hozzá a kompetenciák.

Csoportos interjút jellemzően akkor alkalmaznak, ha többen is dolgoznak ugyanabban a munkakörben. Ilyenkor az adott munkakörben legjobban teljesítőket összehívják, és velük közösen próbálják meg összeállítani az adott munkakör legfontosabb kötelezettségeit, a munkakört alkotó feladatokat, azt, hogy milyen tudásanyag, és gyakorlottság szükséges a munkakör betöltéséhez. A csoportos interjú végére összeállnak a kritikus és gyakran végzett tevékenységek, a munkaköri leírás és a munkaköri specifikáció. A többi módszerhez hasonlóan ez is használható a munkaköri leírások frissítésére, ugyanakkor annyiban más, hogy nem arra vagyunk kíváncsiak, hogy ténylegesen milyen feladatokat stb. végeznek az adott munkakör betöltői, hanem azt, hogy ideális esetben mit kellene végezniük.

A megfigyelésnél (jellemzően) a munkakört betöltő személy tudtával munkavégzés közben megfigyelik őt. A megfigyeléshez érdemes olyan adatlapot szerkeszteni, mely egyszerűsíti a leírást, lehetővé teszi a gyors adatfelvételt, majd a feldolgozást. A megfigyelés során rögzíteni kell, hogy milyen tevékenységeket milyen gyakorisággal és milyen hosszú ideig végzett a munkakört betöltő, milyen dokumentumok vagy egyéb inputok szolgálnak munkája alapjául, és mely munkaköröknek továbbítja munkája eredményét. Azon munkakörökben alkalmazható jól, ahol a munkafeladatok megfigyeléssel feltárhatók, azaz elsősorban rövidebb időigényű feladatokból álló fizikai munkakörökben. A megfigyelés előnye, hogy első kézből szerzünk információkat, a megfigyelés során pedig pontosan feltérképezhető a munkakörnyezet, a munka komplexitása, az eszközök szükségessége és a munkaköri kapcsolatok. A megfigyelés több problémát is felvet. Ezek közül az egyik az, hogy az alkalmazottakat általában zavarja a megfigyelés ténye, valószínűleg megnő a teljesítményük, hiszen a figyelés intenzívebb munkavégzésre sarkallja őket (pl. lerövidítik a cigaretta vagy ebédszünetet stb.). További problémát jelent a megfigyelési időszak kiválasztása.

A megfigyelés lebonyolítása
A kamerával történő megfigyelés elvileg elképzelhető, de alkalmazása nehézkes. Az is elképzelhető, hogy a munkavállaló nem tud a megfigyelésről pl. olyan munkatársat kérünk a megfigyelésre, akinek jelenléte az adott szervezeti közegben megszokott pl. belső ellenőr, de itt sem egyszerű a szervezés. A megfigyelés lebonyolítását sok esetben külső cégre bízzák (pl. diákmunkásokat kölcsönöznek a feladatra).

A munkakör elemzése úgy is elvégezhető, ha a munkakör betöltőjét munkanapló vezetésére kérjük fel. Ezt a módszert elsősorban akkor érdemes alkalmazni, ha az egyes tevékenységek súlyát illetve a munkakör bővítését vagy szűkítését szeretnénk vizsgálni. Ebben azt kell feljegyeznie, hogy milyen időszakokban milyen feladatokat végzett. A feladatokat előzetesen kategorizálhatjuk, így elegendő a kategóriát beírni a megfelelő időpontokhoz. A módszer nyilvánvaló hátránya, hogy többlet adminisztrációs terhet jelent az alkalmazottaknak (gyakran hosszabb időt vesz igénybe a lejegyzés, mint a munkafeladat elvégzése), ráadásul sok lehet a pontatlanság (hosszabb vagy rövidebb időt írnak egy-egy tevékenységhez). Ezt nem feltétlenül azért teszik, mert torzítani akarják az adatokat, egyszerűen nem tartják fontosnak a pontosságot, nem érzik a súlyát, értelmét a naplóvezetésnek. A pontos naplóvezetés ugyanakkor feltárja, hogy melyek azok a munkakörhöz tartozó feladatok, melyek a ledolgozott idő legnagyobb hányadát adják. A módszer arra is rávilágít, hogy melyek azok az esetlegesen kevésbé fontos feladatok, melyek jelentős időt tesznek ki, és melyekre érdemes önálló munkakört szervezni (pl. adminisztratív feladatok).

A hazai gyakorlatban a munkakörök jelentik a jól felépített emberi erőforrás rendszer alapját. Szinte minden más HR tevékenység erre épül. A munkakörelemzésből származó információkra építhetjük pl. a toborzást és a kiválasztást. A munkakör ellátásához kívánatos jellemzők, személyiségjegyek megadása segíti a megfelelő jelölt kiválasztását, így a meghirdetett állások kiírása általában a munkakörelemzés eredményeként létrejövő munkaköri leírásokra és a munkaköri specifikációra épül.

A munkaköri leírásban és specifikációban foglaltak segítséget nyújtanak a lehetséges karrierutak kialakításához, felvázolásához az egyén számára, mivel világossá teszik, hogy mely munkakörök jelentenek továbblépést az aktuálisan betöltött munkakörhöz képest. Így a munkavállaló célirányosan tudja fejleszteni képességeit a kitűzött céloknak, az elérni kívánt munkakörnek megfelelően.

A munkakörelemzés kapcsolódik a teljesítményértékeléshez is, mivel az annak során meghatározott feladatok, és az elvárt teljesítményszint adja majd az egyéni teljesítmények értékelésének alapját.

A munkakör értékelés olyan folyamat, melynek során a munkakörök relatív súlyát határozzuk meg a szervezetben. Ahhoz, hogy meg tudjuk határozni a munkakörök egymáshoz viszonyított értékét (és ezzel a munkakörben elérhető bért), elengedhetetlen tudni azt, hogy milyen feladatokból, felelősségi és hatáskörből áll össze a munkakör, hiszen ennek megfelelően történik az érték meghatározása: pl. minél komplexebb, nagyobb felelősséggel bír egy munkakör, annál értékesebb és ennek megfelelően annál magasabb lesz a munkakörben elérhető bér is.

A munkakörelemzés emellett jól használható a kialakult munkaköri struktúra megváltoztatására is, azaz jó alapot biztosít a munkakörszervezéshez, mert az elemzés során fény derülhet egyes munkakörök összevonásának, vagy éppen szétválasztásának szükségességére is. Általában az elemzés eredményeképpen a munkakörök száma csökken.

Miért fontos a munkaköri leírás?
A hatályos Munka Törvénykönyve szerint (2012. évi I. tv.) munkaszerződésben meg kell állapodni a feleknek a munkabérben és a munkakörben. Emellett a munkaviszony kezdetétől számított 15 napon belül írásban kell közölni - többek közt - a munkaköri feladatokat. Tehát bár a munkaköri leírás nem kötelező tartalmi eleme a munkaszerződésnek (nem is érdemes belefoglalni, mert ezt csak közös megegyezéssel lehet módosítani, míg a munkaköri leírást a munkáltató készíti), a későbbi jogviták megelőzése érdekében érdemes nem csak a munkakörről (FEOR kód is) és a feladatokról tájékoztatni a munkavállalót. A munkaköri leírásnak nincs kötelezően betartandó formátuma, de a feladatokon túl érdemes benne tisztázni: a hatáskört (van-e és milyen esetekben a munkakört betöltőnek döntési jogosultsága, aláírási jogosultsága, utasítási joga, javaslattételi joga stb.), a felelősséget (miért felelős), a betöltéshez szükséges tulajdonságokat. Emellett belefoglalják a munkarendet, munkaidőt, függelmi viszonyokat (ki a közvetlen felettes, beosztottak), távollét esetén ki helyettesítheti, ha van titoktartási kötelezettség, azt is itt kell megemlíteni. Fontos tudni, hogy mely időponttól meddig érvényes a munkaköri leírás (pl. visszavonásig). A munkaköri leírást a munkavállalóval alá kell íratni: az abban foglaltakat megismerte, tudomásul vette, magára nézve kötelezőnek ismeri el ill. egy példányát átvette.
Az aktuális szabályoknak megfelelően kidolgozott munkaköri leírás mintákat lehet vásárolni olyan cégektől, amelyek HR dokumentumok kidolgozásával is foglalkoznak.